Comment élaborer un plan de formation : étapes et modèle de tableau

Cet article est le mode d’emploi du guide du plan de formation 2027 : il détaille le recueil des besoins, la grille de priorisation et le tableau lui-même, colonne par colonne.

Par quoi commencer pour élaborer un plan de formation ?

Par les postes et par ce que l’entreprise veut réussir dans l’année. Le catalogue vient à la fin, quand on sait quelle compétence manque, à qui, et pour quelle échéance.

Réunissez d’abord quatre séries de données, que l’entreprise possède presque toujours déjà :

• Les orientations de l’année. Nouveau marché, nouvelle ligne, certification visée, réorganisation. Un entretien d’une heure avec la direction suffit, à condition d’en garder une note datée.
• Les exigences par poste. Ce qu’impose un texte, un référentiel de certification ou un cahier des charges client à chaque poste.
• Les constats mesurables. Rapports d’audit interne et externe, non-conformités, réclamations, accidents et presque-accidents, résultats des tests des formations précédentes.
• Les entretiens. Ceux des managers d’abord, qui voient les écarts au poste ; ceux des salariés ensuite.

Le bilan du plan précédent complète le tout : actions réalisées, reportées, abandonnées, et ce que les évaluations en disent.

Comment transformer une demande en besoin de formation ?

En cherchant la preuve de l’écart, puis en vérifiant que la formation est bien la réponse. Une demande sans preuve reste une hypothèse ; un écart dont la cause est technique ne se corrige pas en salle.

Pour chaque demande, posez trois questions :

1. Quel est l’écart constaté ? Un résultat de test, une observation au poste, une non-conformité récurrente, un constat d’audit.
2. Quelle en est la cause ? Un manque de compétence, ou autre chose : procédure absente, équipement inadapté, effectif insuffisant, consigne contradictoire.
3. Quelle compétence doit être observable après la formation ? C’est elle qui deviendra l’objectif de l’action.

Prenons une conserverie de Safi où les écarts de sertissage augmentent. Si les régleurs n’ont jamais été formés au contrôle des sertis, c’est un besoin de formation. Si la sertisseuse est usée, c’est un besoin de maintenance. Les besoins écartés se notent avec leur motif : cette liste montre à la direction que le plan a été trié.

Comment prioriser les actions de formation ?

Avec une grille commune à tous les services, notée par le responsable formation et arbitrée par la direction. Quatre critères suffisent.

Une action notée 3 sur le critère d’obligation entre au plan quelle que soit sa note totale. Les autres se classent par total décroissant, jusqu’à la limite du budget et, surtout, de la disponibilité des équipes. La grille signée par la direction se conserve avec le plan.

Quel modèle de tableau utiliser pour le plan de formation ?

Un tableau d’une ligne par action et par population, en 14 colonnes. Il contient ce qu’il faut pour chiffrer l’action, la faire valider, remplir les fiches du dossier de financement et la suivre.

Trois remarques sur ce modèle.

Une ligne par population. La même formation à l’hygiène pour les opérateurs permanents et pour les saisonniers fait deux lignes : effectifs, dates et parfois langue diffèrent.

Les colonnes 2 à 13 préparent les fiches CSF. Le manuel des procédures prévoit, dans le dossier technique, une fiche récapitulative du plan (modèle 1), une fiche d’identification par action (F2) et une fiche par organisme (F3). L’OFPPT publie ces formulaires, avec la liste des domaines de formation à porter sur les fiches F2. Ajoutez une colonne « domaine OFPPT » si vous déposez un dossier.

La modalité compte pour le financement. Seule la formation en présentiel relève des contrats spéciaux de formation. Une action à distance se note « hors CSF » dans la colonne 13.

Quelles erreurs rendent un plan de formation inutilisable ?

Celles qui coupent le lien entre l’action et le poste, ou entre le plan et l’année réelle de l’entreprise.

• Recopier le catalogue d’un organisme. Le plan devient une liste de thèmes, sans écart ni population.
• Reconduire le plan de l’an dernier. Les postes, les effectifs et les exigences ont changé.
• Écrire des thèmes au lieu d’objectifs. « Sensibilisation » ne s’évalue pas.
• Ignorer la charge du site. Des sessions placées en pleine campagne ou pendant un arrêt technique seront annulées.
• Oublier les recyclages. Les formations à validité limitée reviennent à date fixe : elles s’inscrivent d’office.
• Budgéter le seul coût pédagogique. Les déplacements, la salle et surtout le temps des salariés pèsent autant. Voir le budget d’un plan de formation.
• Valider trop tard. Une action lancée avant d’être inscrite au plan relève, si elle est éligible, du taux de la formation non planifiée.

Quelle checklist suivre avant de diffuser le plan ?

• Chaque ligne a un poste, un écart constaté et une origine du besoin.
  
• Chaque objectif décrit une compétence observable.
  
• Les besoins écartés sont listés avec leur motif.
  
• La grille de priorisation est signée par la direction.
  
• Les effectifs sont réalistes au regard des plannings d’équipe.
  
• Les périodes évitent les pics d’activité et les arrêts techniques.
  
• Les recyclages de l’année sont tous inscrits.
  
• Le coût prévisionnel distingue le coût pédagogique et les frais annexes.
  
• Le dispositif visé est renseigné pour chaque ligne.
  
• Un responsable du suivi est nommé, avec une revue mensuelle du réalisé.
  

Pour voir le modèle rempli, lisez notre exemple de plan de formation d’une PME industrielle. Les actions se choisissent ensuite dans le catalogue de formation 2027.