Par où commence un dossier CSF ?
Par le plan de formation, avant toute session, et par une vérification : quel manuel des procédures s’applique à votre exercice, et à quelles conditions votre entreprise accède au dispositif.
L’ordre compte parce que le régime d’une action se décide avant qu’elle ait lieu. Les règles de référence sont de 70 % pour la formation planifiée réalisée par un organisme externe et de 40 % pour la formation non planifiée, dans la limite de plafonds fixés selon la TFP déclarée. Ces règles sont celles du manuel de procédures des CSF de mai 2006 et de son avenant n° 2 du 2 juin 2014 ; tout montant qui en découle reste indicatif, avant plafonnement. Le manuel définit les actions planifiées comme celles inscrites dans un plan de formation annuel découlant d’une étude d’ingénierie de formation ; selon l’avenant, un plan issu d’une ingénierie non validée par le GIAC concerné relève de la formation non planifiée.
La démarche complète tient en huit étapes.
Étape | Qui | Livrable | Moment |
|---|---|---|---|
1. Vérifier l’accès au dispositif et le manuel applicable | DRH | Note de cadrage : version du manuel, délais, pièces | Avant l’exercice |
2. Diagnostiquer les besoins par poste | DRH, managers | Cartographie des postes et des écarts | Avant l’exercice |
3. Construire le plan et les fiches d’action | DRH | Plan priorisé, budgété, daté | Avant l’exercice |
4. Faire valider le plan | Direction générale | Plan validé et daté | Avant la première session |
5. Choisir les organismes et déposer les demandes | DRH, finance | Demandes déposées et accusés de réception | Selon les délais du manuel |
6. Réaliser et prouver chaque session | Organisme, DRH | Émargements, tests, évaluations, attestations, rapport | Pendant l’exercice |
7. Constituer le dossier de remboursement | DRH, finance | Justificatifs de réalisation et de paiement | Après chaque action |
8. Suivre, archiver, faire le bilan | DRH | Tableau de suivi, archive, bilan annuel | Jusqu’au paiement, puis conservation |
Les délais de dépôt des demandes et des dossiers de remboursement sont à confirmer avec l’OFPPT pour chaque exercice, avant la première action.
Si le diagnostic des besoins (étape 2) relève de l’ingénierie de formation, faites vérifier son éligibilité auprès du GIAC de votre secteur avant d’engager la dépense. La combinaison des deux dispositifs est présentée sur notre page ingénierie et financement CSF / OFPPT.
Comment rédiger le plan et les fiches d’action ?
Une fiche par action, rattachée à un poste et à un besoin, qui contient tout ce qu’il faut pour chiffrer l’action, la faire valider et la prouver ensuite.
Chaque fiche d’action précise :
- l’intitulé et l’objectif, formulé en compétence observable au poste ;
- le ou les postes concernés et l’origine du besoin : exigence réglementaire, exigence d’un client ou d’un référentiel, objectif de performance ;
- la population, l’effectif et, si possible, la liste nominative des participants ;
- la durée en jours et en heures, et les dates prévues ;
- le lieu et la modalité : inter-entreprises, intra-entreprise ou formation interne, en présentiel ;
- l’organisme de formation retenu et sa qualification ;
- le coût détaillé de l’action ;
- le dispositif visé : formation planifiée, non planifiée ou interne.
L’OFPPT publie sur sa page Entreprises privées les formulaires et modèles de fiches CSF, avec la liste des domaines de formation à porter sur les fiches F2 ; le manuel prévoit un formulaire F2 d’identification des actions de formation, planifiées ou non. Les CSF ne couvrent que la formation en présentiel : une formation à distance ou en classe virtuelle n’y est pas éligible.
Prenons une conserverie d’Agadir qui prépare sa campagne. La formation à l’hygiène des opérateurs saisonniers, dont la prise en charge est à vérifier avec l’OFPPT, doit être inscrite au plan avant l’arrivée des équipes, avec des sessions calées sur les rotations de postes. Le chef de ligne qui suit une formation de plusieurs jours est inscrit sur une fiche distincte, avec ses propres dates. Deux populations, deux calendriers, deux fiches : c’est ce qui rend le dossier lisible au moment de l’instruction.
La loi fixe un point de vigilance sur le prestataire. Les formations sont réalisées par des établissements, organismes et entreprises qualifiés, selon des conditions fixées par voie réglementaire (loi n° 60-17, art. 9), et la qualification est retirée à l’organisme qui manque à ses engagements (art. 30). Vérifiez ce point avant de signer.
Quelles preuves garder pour chaque session ?
Celles qui démontrent que la formation prévue a bien eu lieu, avec les personnes prévues, sur la durée prévue, et qu’elle a produit des acquis. Elles se produisent pendant la session ; elles ne se reconstituent pas après.
Preuve | Ce qu’elle démontre | Erreur fréquente | Avec Inspirra |
|---|---|---|---|
Convocation | Qui était prévu, quand et où | Participants remplacés sans trace | Convocations et rappels automatiques |
Émargement | La présence réelle, session par session | Signature manquante, demi-journée non émargée | Émargement par QR code rattaché à la session |
Test de niveau et test final | Les acquis et la progression | Test non corrigé ou non archivé | Test corrigé automatiquement |
Évaluation à chaud | L’avis des participants | Questionnaires jamais saisis | Synthèse reprise dans le rapport |
Attestation numérotée | La formation de chaque participant | Attestation sans numéro ni lien avec la session | Une attestation numérotée par participant |
Rapport de formation | La synthèse de l’action | Jamais rédigé | Rapport consolidé, disponible dans le portail client |
Inspirra est la plateforme de gestion du conseil et de la formation développée par Solvitas, le studio de start-up d’ACG. Elle rattache chaque preuve à sa session et à son action. Le jour où le dossier de remboursement est assemblé, ou le jour d’un contrôle, les pièces sont déjà réunies, datées et cohérentes entre elles. Le déroulé complet d’une session est décrit dans avant, pendant et après la formation.
Les preuves de session ne font pas tout le dossier. S’y ajoutent les pièces administratives et financières fixées par le manuel des procédures : convention avec l’organisme de formation, factures, justificatifs de paiement. Confirmez avec l’OFPPT la liste complète des pièces avant le dépôt.
Comment déposer la demande et suivre l’instruction ?
Selon le manuel des procédures en vigueur, dans ses délais, puis par un suivi actif jusqu’au paiement. Un dossier déposé et oublié est un dossier qui attend un complément que personne n’a vu.
L’OFPPT dispose d’un portail en ligne, portal.ofppt.ma, avec un espace de connexion et une demande d’inscription pour les nouveaux utilisateurs. Selon la page CSF de l’OFPPT, c’est par ce portail que se dépose la demande d’accès au système des CSF, qui donne lieu à une attestation d’accès valable pour l’exercice ; l’OFPPT y a aussi ouvert le dépôt en ligne du dossier technique, et le dossier financier se dépose auprès de l’unité de gestion des CSF.
Pour le suivi, un tableau simple suffit, à condition d’être tenu. Une ligne par action, avec :
- l’intitulé de l’action et la référence du dossier ;
- la date de dépôt et la version du manuel appliquée ;
- le statut de l’instruction et les compléments demandés ;
- la date de réponse aux compléments ;
- le montant simulé avant plafonnement, présenté comme une estimation ;
- le montant notifié par l’OFPPT et la date de paiement.
La simulation se fait avec le simulateur de remboursement, qui applique les règles de référence avant plafonnement. Sa lecture est détaillée dans notre article taux de remboursement CSF : lire la règle, les plafonds et la TFP.
Quelles erreurs fragilisent un dossier CSF ?
Presque toutes tiennent au calendrier et aux preuves. La loi prévoit qu’un manquement aux engagements peut entraîner l’annulation partielle ou totale de l’action (loi n° 60-17, art. 29), et que les sommes indûment perçues doivent être restituées (art. 31).
- Lancer la formation avant de l’inscrire au plan. L’action risque de basculer dans le régime de la formation non planifiée.
- Changer les participants ou les dates sans mettre à jour le dossier. L’émargement ne correspond plus à la demande. Selon l’avenant n° 2 au manuel, l’entreprise peut annuler une action ou en modifier les jours, le lieu, l’organisme de formation ou l’horaire, à condition de le signaler à l’unité de gestion des CSF par un avis (modèle 3) au moins 24 heures avant le démarrage prévu.
- Laisser des émargements incomplets. Une demi-journée sans signature est une demi-journée sans preuve.
- Délivrer des attestations sans numéro. Elles ne se rattachent ni à une session ni à un résultat.
- Accepter une facture qui ne reflète pas l’action. Intitulé, dates et effectif doivent concorder avec la fiche d’action.
- Déposer hors délai. Les délais du manuel ne se rattrapent pas.
- Retenir un organisme sans vérifier sa qualification. Le risque se reporte sur l’action financée (art. 9 et 30).
- Disperser le dossier entre services. Le jour d’un contrôle, chaque pièce doit être retrouvée en quelques minutes.
Quelle checklist suivre, du plan au paiement ?
Celle-ci, dans l’ordre. Elle complète la liste officielle des pièces, que seule l’OFPPT peut fixer.
Avant l’exercice
Avant chaque session
Pendant et après chaque session
Avant la demande de remboursement
Après le paiement
Pour la vue d’ensemble destinée à la direction, voir notre guide des contrats spéciaux de formation pour DG et DRH ; pour les questions les plus fréquentes, voir notre FAQ sur les CSF.