Contrats spéciaux de formation CSF : le guide pour DG et DRH

Qu’est-ce qu’un contrat spécial de formation, vu de la direction ?

C’est un contrat par lequel l’OFPPT prend en charge une partie du coût des actions de formation continue qu’une entreprise organise pour ses salariés. Pour une direction, c’est d’abord un levier budgétaire adossé à une taxe que l’entreprise paie déjà.

Le mécanisme repose sur trois éléments qu’un directeur général devrait connaître avant de signer un budget de formation.

• Un financement mutualisé. Le budget de la formation continue géré par l’OFPPT comprend un pourcentage du produit de la taxe de formation professionnelle, la TFP (loi n° 60-17, art. 23). Une entreprise qui ne monte aucun dossier contribue donc au financement sans en bénéficier.
• Un gestionnaire dédié. La gestion de la formation continue est confiée à l’OFPPT, de manière indépendante de ses autres missions (art. 12). Une structure administrative permanente reçoit et étudie les demandes de financement, conclut les contrats, suit la réalisation des actions et en assure le contrôle (art. 17). Ses missions sont incompatibles avec les autres missions de l’Office (art. 18).
• Un manuel qui fixe les règles. Les conditions et modalités de financement relèvent d’un manuel des procédures approuvé par le conseil d’administration de l’Office (art. 19). C’est ce manuel, et non une plaquette commerciale, qui fait foi.

Ce que la loi a changé, et ce qui dépend encore de textes d’application, est détaillé dans notre article loi 60-17 et CSF : ce qui a changé, ce qui reste à confirmer.

Le manuel en vigueur reste celui de mai 2006, modifié par l’avenant n° 2 du 2 juin 2014 ; la loi le maintient jusqu’à son remplacement (art. 32). La page CSF de l’OFPPT présente le dispositif, et le manuel se télécharge depuis sa rubrique Entreprises privées.

Pour un DG, le point important est ailleurs. Le CSF n’est pas une subvention que l’on sollicite après coup, quand la facture arrive. C’est un dispositif qui récompense une entreprise organisée : celle qui sait, avant l’exercice, qui elle va former, à quoi, pourquoi et à quel coût. Le scénario le plus coûteux que nous rencontrons n’est pas le dossier refusé. C’est le dossier jamais ouvert.

Quelles formations et quels salariés le CSF peut-il couvrir ?

La loi vise les salariés relevant du Code du travail et les personnels des établissements et entreprises publics soumis à la TFP (art. 4), pour un champ d’actions large (art. 7). L’éligibilité de chaque action reste fixée par le manuel des procédures.

Les salariés concernés

La formation continue vise les salariés soumis à la loi n° 65-99 relative au Code du travail, ainsi que les personnels des établissements et entreprises publics soumis à la taxe de formation professionnelle (art. 4). Les personnes non salariées qui exercent une activité privée et les salariés qui ont perdu leur emploi bénéficient, eux, de programmes spéciaux organisés en leur faveur (art. 3 et 4), en dehors du plan de l’entreprise.

Pendant leur formation, les salariés conservent leur salaire et leurs autres droits (art. 5). Pour la direction, le coût réel d’une formation inclut donc le temps de travail mobilisé, que le remboursement ne couvre pas. Le manuel calcule le remboursement sur le coût retenu fixé par la nomenclature des coûts, ou sur 800 DH par jour et par participant pour la formation interne : les salaires des participants n’y entrent pas.

Les actions couvertes par la loi

L’article 7 distingue les opérations de formation proprement dites et les activités qui leur sont assimilées. Le tableau les relie aux situations d’entreprise et au dispositif habituellement visé.

Qui peut dispenser la formation

Les formations sont réalisées par des établissements publics, par des organismes privés de conseil et de formation, ou par les entreprises elles-mêmes lorsqu’elles forment leurs salariés (art. 9). Cette dernière catégorie fonde la formation interne. Les conditions de qualification sont fixées par voie réglementaire, et la qualification peut être retirée à un organisme qui manque à ses engagements (art. 30). Le manuel de procédures des CSF précise qui peut réaliser les actions : l’entreprise elle-même si elle dispose des compétences nécessaires, les organismes privés de conseil et de formation assujettis à la TFP et à jour de leurs déclarations, et les organismes publics de formation. Pour le tiers payant, l’avenant n° 2 exige en outre un organisme public ou un organisme de conseil et de formation titulaire du label de qualification en cours de validité, décerné par le département de la Formation professionnelle.

Ce que le CSF ne couvre pas compte autant. Dans un projet de certification, l’audit de l’organisme certificateur, les travaux sur le site et le conseil en tant que tel ne sont pas des actions de formation. Nos articles sur le coût d’un accompagnement BRCGS et le coût d’une certification FSSC 22000 font la part des choses, poste par poste.

Combien l’OFPPT rembourse-t-il, et pourquoi un taux n’est-il pas un montant ?

Les règles de référence sont de 70 % pour la formation planifiée réalisée par un organisme externe, 40 % pour la formation non planifiée et, pour la formation réalisée en interne, les mêmes taux appliqués à un coût retenu de 800 DH par jour et par participant, dans la limite de plafonds fixés selon la TFP déclarée. Ces règles sont celles du manuel de procédures des CSF de mai 2006 et de son avenant n° 2 du 2 juin 2014 ; tout montant qui en découle reste indicatif, avant plafonnement, sans valeur d’engagement.

Le montant finalement remboursé dépend de quatre variables. Une seule reste entre les mains de l’entreprise une fois la session terminée : la qualité de son dossier.

Trois conséquences pour la direction générale :

1. Budgéter le coût complet. Le remboursement est une recette probable, jamais acquise. Il s’inscrit au budget comme une prévision, à part du coût de la formation.
2. Comparer les devis sur le reste à charge simulé. Deux propositions au même prix peuvent conduire à des restes à charge différents selon le type d’action et la qualité des preuves fournies par l’organisme.
3. Refuser tout montant garanti. Aucun prestataire ne peut annoncer le montant qu’arrêtera l’OFPPT après instruction. Une proposition qui le fait est un signal d’alerte.

Pour lire la règle pas à pas, avec un exemple chiffré fictif et ses limites, voir taux de remboursement CSF : lire la règle, les plafonds et la TFP. Le simulateur de remboursement applique les mêmes règles de référence, avant plafonnement.

Quel est le rôle du GIAC à côté du CSF ?

Le GIAC finance l’ingénierie de formation, le CSF finance les actions. Les deux se combinent : l’ingénierie prépare le plan, le CSF rembourse une part de son exécution.

Les GIAC, que la loi désigne comme « groupements interprofessionnels à l’appui du conseil » (art. 32), sont des associations créées par les organisations professionnelles. Elles sont chargées des actions d’information et de sensibilisation, des études de stratégie de formation, des études d’ingénierie et de l’élaboration des plans (art. 20), selon des statuts dont le modèle est fixé par voie réglementaire (art. 21). Elles agissent dans le cadre de conventions de financement conclues avec l’OFPPT, à condition d’être accréditées par l’administration (art. 22).

Selon le manuel des GIAC et son avenant n° 1 du 2 juin 2014, le GIAC rembourse 70 % du coût hors taxes de l’ingénierie de formation, 80 % si elle suit une étude stratégique validée par le GIAC et 100 % pour une ingénierie sectorielle, dans la limite de 100 000 DH de remboursement. Avant tout engagement, vérifiez auprès du GIAC de votre secteur les conditions d’éligibilité et la procédure de demande.

Pour la direction, l’enjeu est l’ordre des opérations. Prenons un emballeur de Kénitra qui prépare un nouvel exercice de formation. S’il fait d’abord valider l’éligibilité de son diagnostic auprès du GIAC de son secteur, le diagnostic débouche sur un plan, et ce plan alimente les dossiers CSF de l’année. S’il commande d’abord les formations, puis cherche un financement, il perd l’essentiel des deux dispositifs. Le détail de la combinaison CSF et GIAC est présenté sur notre page ingénierie et financement CSF / OFPPT.

Qui fait quoi dans l’entreprise ?

Le CSF n’est pas un dossier réservé aux ressources humaines. La direction arbitre, le DRH pilote, les managers expriment les besoins et libèrent les équipes, la finance justifie les paiements, l’organisme de formation produit les preuves de session.

L’année de formation suit ensuite un rythme simple. Avant l’exercice : diagnostic, plan, validation par la direction, dépôt des demandes. Pendant l’exercice : sessions, preuves, suivi du réalisé contre le prévu. Après : dossiers de remboursement, suivi de l’instruction, bilan, archivage. Les délais de dépôt du plan et des dossiers sont à confirmer avec l’OFPPT pour chaque exercice.

La démarche détaillée, étape par étape, avec les preuves à garder pour chaque session, fait l’objet de notre article dossier CSF pas à pas.

Quels risques une direction doit-elle maîtriser ?

Le premier risque est de perdre un remboursement. Le second, plus sérieux, est de devoir rendre ce qui a été perçu. La loi organise un contrôle et des sanctions que toute direction doit connaître.

• Le contrôle. Les actions financées sont contrôlées par des agents assermentés délégués par l’administration, sur pièces et sur place (art. 26). Ces agents dressent un rapport sur chaque contrôle et, en cas d’infraction grave, un procès-verbal qui a la même force probante que ceux de la police judiciaire (art. 27).
• L’obligation de produire les documents. L’employeur, comme l’organisme de formation, doit présenter aux agents toutes les indications et tous les documents utiles (art. 28).
• L’annulation. Un manquement aux engagements entraîne l’annulation partielle ou totale de l’action et, le cas échéant, la résiliation d’office du contrat (art. 29).
• La restitution. Quiconque bénéficie indûment des montants affectés à une action doit les restituer, sous peine de poursuites pénales (art. 31).

Pour une entreprise dont les dossiers sont tenus, ces règles ne changent rien au quotidien. Elles rappellent seulement qu’une feuille de présence incomplète ou une attestation introuvable ne se reconstituent pas le jour du contrôle.

Les questions qu’un DG pose à son DRH

• Le plan de l’exercice est-il validé, daté et antérieur à la première session ?
  
• Chaque action est-elle rattachée à un poste et à un besoin identifié ?
  
• Le dispositif visé est-il identifié action par action : formation planifiée, non planifiée, interne ou ingénierie GIAC ?
  
• Le reste à charge est-il simulé, sans montant présenté comme acquis ?
  
• Le manuel des procédures applicable et ses délais ont-ils été vérifiés auprès de l’OFPPT ?
  
• Les organismes de formation retenus sont-ils qualifiés au sens de l’article 9 ?
  
• Les preuves de chaque session sont-elles produites pendant la session, et non reconstituées après ?
  
• Un responsable suit-il chaque dossier jusqu’au paiement ?
  
• Les pièces sont-elles archivées et retrouvables en cas de contrôle ?
  
• Le bilan de l’exercice alimente-t-il le plan suivant ?
  

Faire soi-même, se faire accompagner ou former son équipe : comment choisir ?

Le choix dépend du volume de formation, de la compétence disponible en interne et du niveau de risque que la direction accepte. Beaucoup d’entreprises commencent accompagnées, puis internalisent.

Les questions que posent le plus souvent dirigeants et DRH sont réunies dans notre FAQ sur les contrats spéciaux de formation.