Ingénierie de formation GIAC : coût de l’étude et part financée

De quoi se compose le coût d’une étude d’ingénierie de formation ?

D’abord des honoraires du cabinet, hors taxes, qui sont la base de la prise en charge GIAC. S’y ajoutent des coûts que le GIAC ne couvre pas : la TVA, le temps interne de l’entreprise et la cotisation au GIAC.

Le temps interne est le poste le plus souvent oublié. Une analyse des besoins mobilise chaque manager pour un entretien, les postes critiques pour des tests ou des observations, la direction pour l’arbitrage. Ce temps se planifie hors des pics de production, et il ne se rembourse pas. Prévoyez aussi la cotisation au GIAC, que prévoient ses statuts-type et dont le montant se demande au GIAC concerné.

Qu’est-ce qui fait varier le prix d’une étude ?

Le nombre de postes distincts plus que l’effectif, puis la profondeur de la mesure et l’état des données. Deux entreprises de même taille peuvent demander des efforts très différents.

Six facteurs pèsent sur le nombre de jours :

• Les postes distincts. Deux cents opérateurs sur cinq postes demandent moins de travail que soixante salariés répartis sur trente postes.
• Les sites et les équipes. Plusieurs sites, des équipes postées ou une main-d’œuvre saisonnière multiplient les entretiens et allongent le calendrier.
• La profondeur de la mesure. Des entretiens seuls coûtent moins que des tests de positionnement et des observations au poste, mais ils prouvent moins.
• L’état des données. Des fiches de poste à jour, une matrice de polyvalence et des rapports d’audit exploitables raccourcissent l’étude ; leur absence oblige à les construire.
• Le diagnostic stratégique. S’il existe, l’ingénierie part d’orientations écrites ; s’il faut le réaliser, c’est une seconde étude.
• Les livrables. Un plan au format des fiches de l’OFPPT, des restitutions en français et en arabe, une présentation à plusieurs comités demandent du temps de rédaction.

Un emballeur de Kénitra qui forme ses équipes postées à de nouvelles exigences d’hygiène relève du deuxième profil : l’étude doit couvrir trois équipes et reconstruire les fiches de poste, mais un seul site.

Comment se calcule la part prise en charge par le GIAC ?

En appliquant un taux au coût hors taxes de l’intervention, dans la limite d’un plafond par entreprise et des crédits disponibles du GIAC. La règle de référence est une prise en charge de 70 % du coût hors taxes de l’ingénierie, dans la limite de 100 000 DH de remboursement.

Ces taux et ce plafond restent en vigueur ; le plafond de 100 000 DH s’apprécie par an et par entreprise. Si le GIAC retient une part des études financées pour ses frais de fonctionnement, demandez-lui si elle réduit le remboursement versé à l’entreprise.

Trois précisions évitent les mauvaises surprises. La part GIAC se calcule sur ce qui a été réellement dépensé et justifié, pas sur un devis. Elle ne dépasse jamais le plafond, quel que soit le coût de l’étude. Et elle reste une recette probable, jamais acquise : le comité consultatif des engagements du GIAC statue sur chaque demande. ACG ne promet aucun montant ; nous appliquons la règle, citons la source et simulons sur votre devis.

Quand l’entreprise est-elle remboursée, et que doit-elle avancer ?

Après l’étude : l’entreprise paie le cabinet en totalité, dépose son dossier de remboursement, puis reçoit la part du GIAC. Le tiers payant permet d’éviter cette avance.

• L’avance. Selon la convention-type, le remboursement intervient après la réalisation de l’intervention et le paiement intégral du prestataire par l’entreprise (art. 17). L’entreprise finance donc la totalité de l’étude, TVA comprise, jusqu’au remboursement.
• Le dossier. Il réunit les pièces comptables des dépenses, le rapport de l’étude et une présentation sommaire des actions qui en découlent (art. 17).
• Le délai. La période entre la décision de recevabilité du dossier par le GIAC et le remboursement ne peut excéder un mois (art. 17) ; le contrat-type prévoit un règlement par chèque dans le mois qui suit la réception des pièces (art. XI). C’est une règle de procédure, pas une date garantie.
• Le tiers payant. L’avenant n° 1 de 2014 permet que le paiement se fasse directement au cabinet, dans le cadre d’un contrat conclu entre l’entreprise, le cabinet et le GIAC, si le cabinet est un opérateur public de formation ou un organisme de conseil et de formation titulaire du label de qualification, en cours de validité.

Le contrat signé avec le GIAC est exécutoire pendant un an au plus (art. 16). Une étude qui s’enlise ne coûte pas seulement du temps : elle peut sortir du cadre du contrat, et retarder l’approbation dont dépend le taux des actions planifiées du plan.

Comment budgéter l’ingénierie sans promettre de montant ?

En inscrivant le coût complet, toutes taxes comprises, en dépense, et la part GIAC simulée en recette probable, à sa date d’encaissement prévue. Puis en mesurant l’effet de l’étude sur les dossiers CSF du plan.

Cet effet est souvent plus important que la part GIAC elle-même. Selon le manuel CSF, une action n’est planifiée que si elle figure dans un plan découlant d’une ingénierie validée par le GIAC ; sinon, elle relève de la formation non planifiée. Les règles de référence du manuel CSF sont de 70 % pour la formation planifiée réalisée par un organisme externe et de 40 % pour la formation non planifiée. Le manuel CSF prévoit en outre, pour certaines tranches de TFP déclarée, un plafond de remboursement plus favorable lorsque l’entreprise dispose d’une étude de diagnostic stratégique approuvée. Le simulateur de remboursement donne un ordre de grandeur pour les actions du plan ; ce qui entre dans le coût retenu des formations est détaillé dans ce que l’OFPPT rembourse sur une formation.

Avant de valider le budget de l’étude

• Le devis détaille les jours par étape, hors taxes, et la TVA.
  
• Les frais annexes sont identifiés, et leur prise en charge vérifiée auprès du GIAC.
  
• Le temps interne des managers et des salariés est planifié hors des pics de production.
  
• La cotisation au GIAC est payée et l’adhésion à jour.
  
• La part GIAC est simulée avec la règle de référence, et présentée comme une recette probable.
  
• La trésorerie couvre l’avance jusqu’au remboursement, ou le tiers payant est demandé.
  
• Le calendrier permet l’approbation de l’ingénierie avant le 30 juin.
  
• L’effet sur les dossiers CSF du plan est simulé, sans montant présenté comme acquis.
  

Le déroulé complet d’une ingénierie financée est décrit dans notre guide GIAC et ingénierie de formation ; les points à vérifier avant l’étude 2027 dans ingénierie de formation GIAC 2027 : ce qu’il faut vérifier.