Remboursement OFPPT : coûts éligibles, taux, plafonds et trésorerie

Sur quelle base l’OFPPT calcule-t-il le remboursement ?

Sur le coût retenu de chaque action, et non sur le montant de la facture. Le manuel des procédures CSF le définit comme le coût retenu, selon la nomenclature des coûts, comme base de calcul de la participation financière accordée à l’entreprise.

La nomenclature des coûts est une grille arrêtée par les comités régionaux des CSF, par domaine de formation. Le domaine est celui que l’entreprise inscrit sur la fiche d’action (formulaire F2), à partir d’une liste publiée par l’OFPPT. Les nomenclatures régionales publiées par l’OFPPT pour 2019 distinguaient la formation intra et inter-entreprises, et raisonnaient en journée d’expert pour un groupe d’au moins cinq personnes, en journée par participant en deçà. Demandez à l’unité de gestion des CSF de votre région la nomenclature applicable à votre exercice.

Trois conséquences pour le budget :

• La facture peut dépasser le coût retenu. Le taux ne s’applique qu’au coût retenu ; la part qui le dépasse reste à votre charge.
• Le choix du domaine compte. Une action mal rattachée à son domaine de formation n’est pas évaluée sur la bonne ligne de la nomenclature.
• La base est hors taxes. Selon le manuel, tous les montants sont réputés hors taxes et l’entreprise paie la totalité de la TVA.

Le manuel de mai 2006, modifié par l’avenant n° 2 du 2 juin 2014, reste la référence en vigueur.

Quels coûts sont remboursables, lesquels ne le sont pas ?

Le CSF prend en charge une part du coût des actions de formation approuvées et réalisées. Ce qui n’est pas une action de formation, ce qui dépasse le coût retenu et ce qui n’a pas été réalisé conformément au contrat n’est pas remboursé.

La règle de formation interne du manuel de mai 2006 reste applicable : le taux de l’action s’applique à un coût retenu de 800 DH par jour et par participant.

Les salariés conservent leur salaire pendant la formation (loi n° 60-17, art. 5). Quelle que soit la réponse de l’OFPPT sur la base de calcul, le temps mobilisé fait partie du coût complet que la direction arbitre.

Quels taux et quels plafonds s’appliquent ?

Le taux dépend du régime de l’action ; le plafond dépend de la TFP déclarée. Les règles de référence sont de 70 % du coût retenu pour la formation planifiée réalisée par un organisme externe et de 40 % pour la formation non planifiée, selon le manuel de procédures des CSF de mai 2006 et son avenant n° 2 du 2 juin 2014 ; tout montant qui en découle reste indicatif, avant plafonnement, sans valeur d’engagement.

Le régime se décide tôt. Selon le manuel, une action planifiée est inscrite dans un plan annuel découlant nécessairement d’une étude d’ingénierie de formation, et un plan issu d’une ingénierie non validée par le GIAC est traité comme un ensemble d’actions non planifiées. Le même devis peut donc donner lieu à deux taux différents selon que l’ingénierie a été validée à temps.

Le plafond, lui, est propre à chaque entreprise. Le manuel le fixe par tranches de TFP déclarée, avec un plafond plus favorable pour certaines tranches lorsque l’entreprise dispose d’une étude de diagnostic stratégique approuvée. Il prévoit aussi qu’un document indiquant à titre indicatif le plafond accompagne l’attestation d’accès aux CSF. Demandez à l’OFPPT le barème applicable à votre exercice.

La lecture de la règle, pas à pas, est détaillée dans notre article taux de remboursement CSF : lire la règle, les plafonds et la TFP.

Quel impact sur la trésorerie de l’entreprise ?

L’entreprise avance la totalité de la dépense, TVA comprise, et récupère la part prise en charge après le dépôt de son dossier financier. L’écart entre les deux dépend surtout de la date à laquelle elle dépose.

Le dossier financier prouve un paiement : la facture doit donc être réglée avant le dépôt. Le délai de dépôt est large, puisque la page CSF de l’OFPPT le fixe au 31 décembre de l’année N+1, mais une entreprise qui attend cette date finance elle-même ses formations pendant de longs mois. Déposer chaque dossier dès la clôture de l’action raccourcit cette attente. L’avenant n° 2 fixe ensuite à trente jours calendaires la période entre l’accusé de réception et l’ordre de virement, tout retard devant être motivé : c’est une règle de procédure, pas une date de paiement garantie.

Le tiers payant déplace une partie de l’effort. Selon l’avenant n° 2, l’entreprise peut demander que le paiement soit fait directement à l’organisme de formation, le contrat restant conclu entre l’entreprise et l’Unité de gestion des CSF. Cette procédure est ouverte aux opérateurs de formation publics, aux instituts dont la gestion est déléguée aux branches professionnelles et aux organismes de conseil et de formation titulaires d’un label de qualification décerné par le département de la Formation professionnelle, en cours de validité. La part que l’entreprise règle alors elle-même à l’organisme est à confirmer avec l’OFPPT avant de retenir cette option.

Comment budgéter le reste à charge sans promettre de montant ?

En présentant deux lignes distinctes : le coût complet, certain, et un remboursement prévisionnel, calculé avec prudence et daté. Le second ne doit jamais être présenté comme acquis.

Dans les plans que nous construisons, la ligne prévisionnelle suit une règle simple : elle part du coût retenu estimé, et non du devis, applique le taux du régime réellement obtenu, tient compte d’un taux de présence réaliste et reste « avant plafonnement » tant que le plafond indicatif de l’entreprise n’est pas connu. Le simulateur de remboursement donne cet ordre de grandeur avant plafonnement. Le calendrier du dossier est décrit dans notre guide du remboursement OFPPT et les pièces dans dossier de remboursement CSF : pièces et checklist.

• Le coût complet de chaque action est chiffré : facture TTC, temps mobilisé, logistique.
  
• Le domaine de formation de chaque action est identifié pour situer son coût retenu.
  
• L’écart entre devis et coût retenu estimé est inscrit en reste à charge.
  
• La TVA est budgétée en totalité à la charge de l’entreprise.
  
• Le régime de chaque action est confirmé : ingénierie validée par le GIAC ou non.
  
• Le remboursement des formations planifiées internes est vérifié au regard de la limite de 30 % de la participation globale accordée.
  
• Le remboursement prévisionnel est daté selon le dépôt réel du dossier financier.
  
• Le budget présenté à la direction porte la mention « avant plafonnement, sans valeur d’engagement ».