Ficha de formação · Catálogo 2027Excelência operacional
Lean Office
Um dia para aplicar o Lean aos processos administrativos e de apoio: tratamento de encomendas, compras, faturas de fornecedores, recrutamento, gestão documental. Os participantes identificam os desperdícios próprios do escritório, mapeiam um processo da sua empresa, do pedido à entrega do serviço, e constroem um fluxo mais curto com as suas normas e a sua afixação. Saem com o mapa atual, um alvo e as primeiras ações.
Duração1 dia
Pedir um orçamentoObjetivos
- Explicar o que o Lean traz a um processo em que o produto é uma informação ou um dossiê
- Identificar os desperdícios de escritório: esperas, reintroduções, validações múltiplas, idas e vindas, dossiês incompletos
- Mapear um processo transversal e medir o seu prazo total e o tempo de tratamento real
- Construir um processo alvo: primeira passagem correta, norma de trabalho, regras de prioridade
- Implementar uma gestão visual dos dossiês em curso e pontos de equipa curtos
Programa
Dia 1 — manhã
- Lean no escritório: cliente interno ou externo, valor acrescentado, prazo total contra tempo de tratamento
- Os desperdícios administrativos ilustrados com casos de compras, administração de vendas, RH e apoio ao cliente
- Escolha de um processo da sua empresa: início, fim, cliente, volume de dossiês
- Mapeamento do estado atual: etapas, filas de espera, reintroduções, ciclos de correção
Dia 1 — tarde (oficina)
- Primeira passagem correta: formulários, listas de verificação, definição de um processo completo
- Norma de trabalho administrativo e arrumação dos ficheiros partilhados segundo a lógica 5S
- Oficina: processo alvo, plano de ações a 30 dias e indicadores de prazo e de qualidade
- Quadro visual dos dossiês em curso e ponto de equipa semanal
- Teste de aquisição de conhecimentos e apresentação do processo alvo
Metodologia
- Mapeamento na parede de um processo real, com as pessoas que o executam
- Medição em sessão do prazo e do tempo de tratamento de um dossiê da sua empresa
- Simulação de um tratamento de dossiês por lotes e depois à unidade
- Exemplos retirados dos serviços de compras, administração de vendas, RH e qualidade na indústria e na distribuição
- Conversas sobre as ferramentas digitais em uso e sobre o que automatizam mal
Avaliação e documentos
Teste de aquisição de conhecimentos no final do dia, avaliação a quente em D+1. Certificado de formação numerado e verificável online para cada participante; a empresa recebe o relatório de formação, o mapa atual e o processo alvo produzidos em oficina.
Materiais bilingues para cada participante; cada formação presencial inclui o seu gémeo digital no OmniLearn.
Perguntas frequentes
O Lean Office aplica-se a estruturas pequenas?
Sim. Os desperdícios administrativos existem a partir do momento em que um processo passa por várias pessoas. Numa equipa pequena, os ganhos vêm sobretudo da eliminação das reintroduções e das validações inúteis.
É preciso digitalizar os processos antes da formação?
Não, é antes o contrário. Digitalizar um processo mal concebido automatiza os seus defeitos. A formação simplifica primeiro o fluxo; a digitalização vem depois, sobre um processo estável.
Que processo escolher para a oficina?
Um processo transversal, frequente e fonte de queixas: tratamento de encomendas, pedido de compra, tratamento de faturas de fornecedores, recrutamento, gestão de reclamações de clientes. Escolhemo-lo consigo antes da sessão.
Quem deve participar?
As pessoas que executam o processo, de ponta a ponta, e o seu responsável. Uma sessão que reúna vários serviços em torno de um mesmo processo dá os melhores resultados, porque os desperdícios se encontram muitas vezes nas interfaces.
Informações práticas
- Duração
- 1 dia
- Público
- Responsáveis e colaboradores das funções administrativas, compras, administração de vendas, RH, finanças, qualidade
- Pré-requisitos
- Sem pré-requisitos
- Número de participantes
- Grupos de 6 a 12 participantes, na empresa
- Formato
- Na empresa, presencial nas suas instalações
- Língua
- Francês, darija ou inglês; materiais bilingues
- Financiamento
- Contratos especiais de formação da OFPPT (TFP), GIAC, Maroc PME: preparamos os processos consigo, sem custo adicional.
- Personalização do programa
- Programa adaptado aos seus procedimentos, aos seus equipamentos e ao seu público
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Preço e datas mediante orçamento, conforme o número de participantes, as instalações e o período pretendido.
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