Votre activité relève-t-elle vraiment d’IFS Broker ?
Oui si vous achetez et revendez sans manipuler la marchandise. Le référentiel IFS Broker version 3.2 vise les courtiers, agents commerciaux, négociants et importateurs, propriétaires ou non des produits, qui ne les « voient » pas : ni entrepôt, ni station d’emballage, ni flotte de camions. Le négoce peut porter sur des aliments, des produits d’hygiène et d’entretien ou des emballages.
C’est le cas d’un négociant de Casablanca qui achète des conserves de sardines à deux conserveries d’Agadir et de Safi, des épices et des légumineuses à des conditionneurs, puis les revend à des importateurs européens, parfois sous la marque d’un distributeur. Avant toute préparation, vérifiez que votre situation entre bien dans le standard.
Votre situation | Règle IFS Broker 3.2 | Ce qu’il faut décider |
|---|---|---|
Bureau seul, marchandise livrée directement du fournisseur au client | Cœur du standard | Périmètre : tous les produits négociés |
Entrepôt propre où la marchandise transite | Pas couvert par IFS Broker seul | Audit combiné IFS Broker et IFS Logistics, ou mention « activités logistiques non certifiées » |
Transport ou stockage confiés à un prestataire | Exigence 4.8.1 | Contrat qui fixe les exigences, ou prestataire certifié IFS Logistics ou selon un référentiel GFSI |
Une gamme marginale qu’on voudrait écarter | Exclusion exceptionnelle, par secteur de produits, jamais pour l’activité principale | Accord de l’organisme, mention sur le certificat |
Produits à marque de distributeur | Exclusion interdite | Les inclure dans le périmètre |
Le périmètre couvre tout le négoce de la société, et l’audit n’a lieu que quand ces activités peuvent être évaluées en fonctionnement. Si vous transformez aussi des produits, voyez d’abord notre guide IFS Logistics, IFS Broker, IFS PACsecure.
Comment l’auditeur conduit-il un audit IFS Broker ?
En suivant des produits, pas en lisant un manuel. Le protocole demande à l’auditeur de choisir des produits témoins et d’utiliser leurs spécifications comme fil conducteur : par exemple un produit à marque client, un produit à marque propre, un produit vendu en petite quantité, un autre en grande quantité. Si, pour ces produits, le négoce a respecté les spécifications, la conformité de la société est en général établie.
L’audit suit un enchaînement fixe : réunion d’ouverture, évaluation documentaire (management des risques, spécifications, résultats d’analyses), test de traçabilité sur un produit choisi par l’auditeur, visite et entretiens avec le personnel, réunion de clôture. Il est recommandé que la direction assiste aux deux réunions.
Quelques règles pratiques à connaître :
- La durée : au moins six heures. L’organisme l’allonge selon le type de services, le nombre et le volume de produits, le nombre de pays d’origine et de destination, l’effectif et les écarts de l’audit précédent.
- Le lieu : la fiche officielle IFS Broker admet un audit sur site ou à distance, si les deux parties en conviennent et si l’outil numérique le permet.
- La langue : selon la doctrine IFS Broker 3.2, version 3, l’interprète est interdit si la langue de travail est le français ; pour une autre langue, un interprète indépendant ajoute 20 % à la durée.
- L’annonce : l’audit non annoncé est une option, à demander au plus tard quatre semaines avant le début de la fenêtre d’audit.
- La fréquence : un audit tous les douze mois, calculé à partir de la date d’audit.
Comment prouver la maîtrise de vos fournisseurs ?
Par une procédure d’agrément fondée sur les risques et par des preuves datées. C’est le chapitre 4.4 « Achats », et c’est là que la plupart des négociants découvrent leurs écarts.
La procédure de référencement et de suivi (4.4.2 et 4.4.3) doit reposer sur une analyse des dangers, avec des critères clairs : audits, bulletins d’analyses, fiabilité, réclamations, y compris pour fraude, et indicateurs de performance. La doctrine version 3 ajoute que cette analyse intègre aussi les menaces de malveillance (product defence).
L’exigence 4.4.4 est la plus lourde : le fournisseur doit être certifié IFS ou selon un autre référentiel reconnu par la GFSI qui couvre son activité. Pour un négociant qui achète à de petites unités non certifiées, il reste l’exception prévue par le texte : l’accord exprès du client. La doctrine dit ce qui compte comme preuve : spécification ou contrat signé, e-mail de confirmation, lettre d’acceptation. Une phrase générale dans vos conditions de vente est jugée contraire aux bonnes pratiques et vaut une déviation.
Le reste du chapitre se prépare avec la même rigueur :
- la surveillance des zones d’approvisionnement (4.4.5), par un système interne ou externe fondé sur les risques ;
- l’évaluation régulière des fournisseurs et des prestataires, avec ses actions enregistrées (4.4.6) ;
- la vérification des produits achetés au regard des spécifications et, selon les risques, de leur authenticité (4.4.7) ; quand le statut d’un fournisseur manque, la doctrine demande d’augmenter la fréquence et l’étendue des analyses, et de justifier cette situation exceptionnelle ;
- la validation des fournisseurs selon les exigences du client pour les produits à marque de distributeur (4.4.8) ;
- l’évaluation de vulnérabilité à la fraude pour tous les produits achetés, emballages compris, et le plan de réduction associé (4.7) ;
- la protection contre la malveillance chez les fournisseurs et les prestataires logistiques (chapitre 6).
Pour un fournisseur marocain, le dossier type contient son certificat IFS ou GFSI et son périmètre, son autorisation ou agrément sanitaire de l’ONSSA pour les produits achetés, la spécification signée, les derniers bulletins d’analyses et la fiche d’évaluation annuelle. IFS Broker demande de tenir compte des exigences légales des pays de production comme de destination.
Quelles spécifications produit l’auditeur attend-il ?
Des spécifications pour tous les produits, à jour, sans ambiguïté et conformes à la loi du pays de destination comme aux exigences du client (4.2.1). Le respect des spécifications des clients est une exigence KO (4.2.2) : c’est le premier fil que tire l’auditeur sur ses produits témoins.
Ce qu’il vérifie en pratique :
Exigence | Ce que l’auditeur demande | Écart typique |
|---|---|---|
4.2.3 et 4.2.4 | Spécifications formellement acceptées par le client quand il le demande ; procédure de création, de modification et de validation | Fiche technique du fournisseur recopiée, jamais validée par le client |
4.3.5 | Étiquetage conforme à la législation des pays de destination et aux exigences du client | Étiquette en français pour un client allemand, allergènes non vérifiés |
4.5.1 et 4.5.2 | Spécifications des emballages et déclarations de conformité des fournisseurs | Aucune déclaration pour les boîtes ou les sachets |
5.2.2 (KO) | Analyses exigées par le client inscrites dans un plan de contrôle, résultats disponibles | Analyses faites par le fournisseur, jamais récupérées |
5.2.3 | Analyses de sécurité de préférence par un laboratoire accrédité ISO/CEI 17025 | Laboratoire interne du fournisseur, sans comparaison |
Pour les produits à votre marque ou à celle d’un client, le chapitre 4.3 ajoute le développement produit : formulation, durée de vie, tests sensoriels, recommandations d’utilisation. Si le client a tout défini, il faut prouver que chaque caractéristique est respectée.
Comment tester la traçabilité et le rappel avant l’auditeur ?
En faisant vous-même le test que l’auditeur fera. Le système de traçabilité est une exigence KO (4.6.1) : il doit relier le fournisseur, défini jusqu’au lot, à la livraison au client. Le test (4.6.2) se fait au moins une fois par an et à chaque changement du système, vers l’amont et vers l’aval, activités logistiques comprises, avec un contrôle des quantités. La doctrine précise que la règle vaut aussi pour les produits en vrac et les unités sans étiquette consommateur.
Un test utile se prépare comme un exercice réel : un lot de pois chiches livré à Rotterdam, retrouvé jusqu’au lot du conditionneur, aux quantités achetées, vendues et en stock chez le prestataire, avec le temps passé. Le test de rappel (5.5.4) se fait aussi au moins une fois par an. La procédure de retrait et de rappel est un KO (5.5.2) : elle informe immédiatement les clients concernés et fixe qui fait quoi. Une personne capable de déclencher la gestion de crise doit être joignable en permanence (5.5.3).
Enfin, l’organisme de certification doit être informé sous trois jours ouvrés en cas de rappel (1.2.7). La doctrine version 3 précise que l’obligation vise aussi les retraits pour raison de sécurité ou de fraude quand le négociant est juridiquement responsable du produit, et les visites des autorités qui imposent une action obligatoire.
Quelle checklist suivre dans les semaines qui précèdent l’audit ?
Celle-ci reprend les huit KO et les points que l’auditeur vérifie en premier.
Trois erreurs à éviter : présenter les certificats des fournisseurs sans vérifier que leur périmètre couvre les produits achetés ; confondre la fiche technique du fournisseur avec la spécification validée par le client ; tester la traçabilité sur un lot facile, choisi d’avance. Un audit à blanc fait apparaître ces faiblesses à temps : voir nos audits et inspections. Le budget et le calendrier d’un tel projet sont traités dans coût et durée d’un projet IFS Logistics, Broker ou PACsecure.