IFS Logistics, Broker, PACsecure : ce qui fait le coût et la durée

Quels postes composent le budget d’un projet IFS Logistics, Broker ou PACsecure ?

Quatre, et l’audit n’est pas toujours le plus lourd. Les référentiels IFS ne fixent aucun prix ; ils fixent des durées minimales d’audit et des règles. Le reste dépend du site. Le tableau sert à construire un budget, poste par poste.

Un négociant sans entrepôt dépense surtout du temps interne sur ses fournisseurs et ses spécifications. Un entrepôt frigorifique ou un fabricant d’emballages peut avoir des travaux à financer avant de penser à l’audit. C’est pour cela qu’un devis sérieux suit un diagnostic, et pas l’inverse.

Comment se calcule la durée de l’audit dans chaque standard ?

À partir d’un minimum écrit dans le référentiel, que l’organisme de certification ajuste. C’est lui qui fixe la durée finale et qui justifie toute réduction dans le rapport ; les réductions ne se cumulent jamais.

Trois règles s’ajoutent à ces chiffres :

• le temps hors audit : IFS PACsecure ajoute au moins deux heures de préparation et 0,75 jour de rédaction du rapport ; pour IFS Broker, la rédaction prend en général une demi-journée ;
• l’équipe d’audit : au moins deux heures de plus pour les tâches communes, réunions et synthèse ;
• l’interprète : les doctrines version 3 imposent 20 % de durée en plus quand l’audit ne peut pas se faire dans la langue du site. En français, IFS Logistics et IFS Broker l’interdisent : l’auditeur doit parler la langue.

Les combinaisons comptent aussi. Un négociant qui veut certifier son entrepôt passe un audit IFS Broker et IFS Logistics d’au moins 1,25 jour (10 heures). Un fabricant qui revend des produits achetés peut combiner IFS PACsecure ou IFS Food avec IFS Broker. Le choix du bon standard, en amont, évite de payer un audit inutile : voir notre guide IFS Logistics, IFS Broker, IFS PACsecure.

Qu’est-ce qui allonge la préparation avant l’audit ?

L’écart entre ce que fait le site aujourd’hui et ce que le standard exige. Il se mesure au diagnostic, exigence par exigence, KO en premier. D’un standard à l’autre, les chantiers longs ne sont pas les mêmes :

• pour un négociant (IFS Broker) : obtenir les certificats des fournisseurs ou, à défaut, l’acceptation écrite de chaque client ; écrire et faire valider les spécifications ; bâtir le plan de contrôle des analyses exigées par les clients ;
• pour un prestataire logistique (IFS Logistics) : maîtrise des températures et de leur surveillance, hygiène et nuisibles, contrats avec les sous-traitants de transport ou de stockage ;
• pour un fabricant d’emballages (IFS PACsecure) : hygiène du personnel, maîtrise des corps étrangers, état des locaux, traçabilité des matières jusqu’aux lots livrés, qui sont toutes des exigences KO ou y touchent.

Dans les trois cas, le système doit avoir produit des preuves sur une période réelle : enregistrements, audits internes couvrant toutes les exigences, test de traçabilité, test de rappel, revue de direction. Un système écrit la veille de l’audit ne tient pas devant un auditeur qui suit des produits ou des lots.

Pour un site très éloigné du standard, IFS Progress étale l’effort. Selon le programme IFS Progress PACsecure, chaque niveau ne doit pas dépasser un an, sauf accord avec les partenaires commerciaux, et le standard complet doit être atteint en trois ans au plus. Chaque évaluation dure habituellement huit heures, dont au moins les deux tiers en production. Notre cas type IFS Progress PACsecure montre ce parcours.

Quels coûts reviennent chaque année après le certificat ?

L’audit annuel, et tout ce qui le prépare. Le certificat vaut douze mois, et le cycle recommence :

• l’audit de recertification, annoncé, entre huit semaines avant et deux semaines après la date anniversaire ;
• l’audit non annoncé, au moins une fois sur trois pour IFS Logistics et IFS PACsecure, avec dix jours ouvrés d’indisponibilité au plus à déclarer ;
• l’audit complémentaire en cas de non-conformité majeure, au plus tard six mois après, et le certificat limité au niveau de base ;
• le nouvel audit initial après un échec, au plus tôt six semaines après ;
• l’audit d’extension si de nouveaux produits ou services s’ajoutent au périmètre ;
• le maintien : audits internes, formation des nouveaux arrivants, veille sur les doctrines.

Un site certifié doit aussi accepter les contrôles de l’IFS Integrity Program, en général prévenus trente minutes avant. Le meilleur poste d’économie reste d’éviter l’audit complémentaire ou l’échec : un audit à blanc dans les conditions réelles coûte moins qu’un cycle à refaire. Voir nos audits et inspections.

Que peut-on financer, et comment comparer les offres ?

Les formations, pas l’audit. Les contrats spéciaux de formation de l’OFPPT portent sur des actions de formation : sécurité des aliments, hygiène, traçabilité, auditeur interne peuvent être éligibles ; l’audit de certification et les travaux ne le sont pas. Seul l’OFPPT arrête le remboursement, selon ses règles et la taxe de formation professionnelle déclarée. Notre service ingénierie et financement CSF OFPPT simule le montage avec vous, sans promettre de montant.

Pour comparer deux offres d’organismes de certification, ou deux offres d’accompagnement, vérifiez ces points :

• La durée d’audit proposée respecte le minimum du standard, et toute réduction est justifiée par écrit.
  
• La part du temps sur le terrain est indiquée : au moins la moitié de la durée pour IFS Logistics et IFS PACsecure.
  
• Le temps de préparation et de rédaction du rapport est chiffré à part.
  
• La langue de l’auditeur est confirmée, pour éviter les 20 % d’interprétariat.
  
• Les frais de déplacement et la possibilité d’un audit IFS Broker à distance sont précisés.
  
• Les audits combinés possibles (Broker et Logistics, PACsecure et Broker) sont chiffrés.
  
• L’offre d’accompagnement distingue diagnostic, documentation, formation et audit à blanc.