Quel était le point de départ de l’entreprise ?
Une PME qui formait beaucoup, souvent dans l’urgence, et ne se faisait presque jamais rembourser. Le problème n’était pas l’éligibilité, mais l’ordre des opérations.
Ce cas type est composite et anonyme : il assemble des situations que nous rencontrons dans nos missions auprès d’entreprises agroalimentaires, sans décrire un client en particulier, et ne contient aucun montant.
L’entreprise conditionne et transforme des fruits et légumes dans le Souss, pour l’export. Elle emploie des équipes permanentes et recrute des saisonniers à chaque campagne. Son principal acheteur européen lui demande une certification reconnue par la GFSI ; la direction hésite entre BRCGS Food Safety Issue 9 et IFS Food Version 8, selon les attentes de ses clients.
Le diagnostic de départ tient en trois constats :
- Pas de plan. Les formations étaient décidées au fil des audits clients et des recrutements.
- Pas de responsable. Le DRH, la qualité et la production commandaient chacun leurs formations, sans dossier commun.
- Des demandes déposées trop tard, ou jamais. Les rares dossiers relevaient de la formation non planifiée, faute d’ingénierie validée.
Comment l’ingénierie et le plan ont-ils été construits ?
En commençant avant l’exercice : vérification de l’éligibilité et demande d’accès en octobre, ingénierie validée par le GIAC, puis plan arrêté par la direction avant le printemps.
L’accès au système
Le service financier a d’abord vérifié la régularité des déclarations de TFP sur « l’Année TFP », c’est-à-dire du 1er juillet N-2 au 30 juin N-1, et obtenu l’attestation de la CNSS. La demande d’accès a été déposée sur le portail de l’OFPPT dès octobre N-1, comme le permet la page CSF. Le manuel de mai 2006 prévoit que l’attestation d’accès soit accompagnée d’un document indiquant, à titre indicatif, le plafond de remboursement de l’entreprise : c’est ce document qui a fixé le cadre du budget, avant tout calcul. Vérifiez avec l’OFPPT qu’il vous est toujours remis avec l’attestation d’accès.
L’ingénierie de formation
Le diagnostic des besoins par poste a été soumis au GIAC du secteur avant d’engager la dépense. L’enjeu dépassait le financement de l’ingénierie elle-même : selon le manuel, un plan issu d’une ingénierie non validée par le GIAC est traité comme un ensemble d’actions non planifiées. La validation de l’ingénierie conditionnait donc le taux de presque toutes les actions de l’année. Les pièces et les délais de cette validation sont à confirmer avec le GIAC compétent.
Le plan
Le plan a séparé les populations, parce qu’elles n’ont ni les mêmes besoins ni le même calendrier :
Action | Population | Période | Régime visé | Point de vigilance |
|---|---|---|---|---|
HACCP et animation de l’équipe HACCP | Équipe HACCP | Avant la campagne | Planifiée, organisme externe | Lien avec le référentiel retenu |
Exigences du référentiel GFSI retenu | Encadrement, qualité | Avant l’audit à blanc | Planifiée, organisme externe | Choix BRCGS ou IFS arrêté avant le dépôt |
Hygiène et bonnes pratiques | Opérateurs permanents | Juste avant la campagne | Planifiée, organisme externe | Groupes par poste, effectifs réalistes |
Audit interne | Futurs auditeurs internes | Après la documentation du système | Planifiée, organisme externe | Disponibilité des participants |
Secourisme | Secouristes désignés | En début d’exercice | Planifiée, organisme externe | Obligation du Code du travail (art. 317) |
Prise en main d’une nouvelle ligne | Conducteurs de ligne | À la mise en service | Formation interne | Animateur identifié, liste de présence originale |
Le plan a été affiché dans les locaux, comme l’exige le modèle de contrat annexé au manuel (art. 8), et un responsable de formation unique a été désigné pour l’Unité de gestion des CSF (art. 6).
Comment les demandes de financement ont-elles été déposées ?
Toutes les actions planifiées ont été déposées avant le 30 juin, en un dossier technique complet, et aucune session n’a commencé moins de dix jours calendaires après la réception de la demande, comme l’exige l’avenant n° 2.
Le dossier technique réunissait l’attestation d’approbation de l’ingénierie par le GIAC, le rapport de l’action d’ingénierie, la fiche récapitulative des actions et des organismes (modèle 1), une fiche par action (formulaire F2) et une fiche par organisme (formulaire F3). Pour chaque action, le domaine de formation a été choisi avec soin dans la liste de l’OFPPT : c’est lui qui situe l’action dans la nomenclature des coûts, base du coût retenu.
L’éligibilité de chaque organisme de formation a été contrôlée sur le portail, par son numéro CNSS, avant la saisie. Le contrat spécial de formation a ensuite été retiré, signé avec signature légalisée de la personne habilitée et retourné dans les délais.
Que s’est-il passé pendant l’exercice ?
Trois imprévus, tous gérés par la procédure plutôt que par l’improvisation.
- Un changement de rotation des équipes. Deux sessions d’hygiène ont dû changer de date. L’entreprise a adressé à l’Unité de gestion un avis de modification (modèle 3) plus de 24 heures avant le démarrage, comme le prévoit l’avenant n° 2. Sans cet avis, les deux sessions n’auraient pas été remboursées (modèle de contrat, art. 11).
- Une exigence d’urgence de l’acheteur. Après une visite, l’acheteur a demandé une formation de l’encadrement à la maîtrise des allergènes, absente du plan. Elle a été déposée comme formation non planifiée avant la session, dans le respect du délai minimal de cinq jours calendaires. Elle a été remboursable, au taux de référence de la formation non planifiée, 40 % au lieu de 70 %.
- Une formation interne. Le chef de ligne le plus expérimenté a formé les conducteurs à la nouvelle ligne. La liste de présence originale mentionnait le thème, les jours et l’identité et la signature de l’animateur. Le remboursement de cette formation planifiée interne est resté sous la limite fixée par le manuel : 30 % de la participation financière globale accordée.
Pendant chaque session externe, les preuves ont été produites sur le moment : émargement par QR code, test, évaluation à chaud, attestation numérotée, rapport de formation, selon le déroulé décrit dans avant, pendant et après la formation. La liste de présence au format du manuel (modèle 5), cachetée par l’organisme et par l’entreprise, a été établie le jour même. Si vous émargez électroniquement, confirmez avec l’OFPPT le format de liste de présence qu’il accepte.
Comment les dossiers financiers ont-ils abouti au remboursement ?
Un dossier par action, déposé dès sa clôture, contrôlé par une seconde personne avant le dépôt. L’entreprise n’a pas attendu la date limite du 31 décembre N+1 fixée par la page CSF de l’OFPPT.
Chaque dossier comprenait la facture originale (modèle 4), la liste de présence (modèle 5), la fiche d’évaluation synthétique validée par l’organisme (formulaire F4), l’attestation de réalisation (modèle 6) et les justificatifs de paiement, copies portant la mention « Conforme à l’original » et le cachet de l’entreprise. Le détail de ces pièces est présenté dans dossier de remboursement CSF : pièces et checklist.
Un seul écart a été notifié avec l’ordre de virement : sur deux sessions d’opérateurs, des participants inscrits ne s’étaient pas présentés et n’avaient pas été remplacés. Le remboursement de ces actions a été calculé au prorata des participants effectifs, comme le prévoit le modèle de contrat (art. 14). Aucun recours n’était fondé ; la leçon a été intégrée au plan suivant, avec des convocations nominatives et une liste de remplaçants.
Les dossiers d’action ont été archivés pour cinq ans, durée prévue par le modèle de contrat (art. 9), en prévision d’un contrôle sur pièces et sur place (loi n° 60-17, art. 26 et 28). Le manuel de mai 2006 et son avenant n° 2 du 2 juin 2014, publiés sur le site de l’OFPPT, restent la référence en vigueur.
Quelles leçons pour votre plan de formation ?
Le remboursement d’une formation se décide aux deux extrémités de l’exercice : au début, par l’ingénierie validée et les demandes déposées à temps ; à la fin, par des dossiers complets déposés sans attendre. Entre les deux, chaque écart se signale avant d’arriver.
Le parcours détaillé, étape par étape, est décrit dans notre guide du remboursement OFPPT ; la répartition des rôles entre direction, RH, managers et finance dans notre guide des contrats spéciaux de formation pour DG et DRH.