Remboursement OFPPT d’une formation : les questions fréquentes

Quand le remboursement arrive-t-il ?

Après le dépôt du dossier financier et son instruction. La date dépend d’abord de l’entreprise, qui choisit quand déposer, puis du traitement par l’Unité de gestion des CSF.

Quels sont les délais à connaître ?

Le manuel de mai 2006 fixait le dépôt du dossier financier au 30 avril de l’année N+1 ; son avenant n° 2 de 2014 et la page CSF actuelle de l’OFPPT retiennent le 31 décembre de l’année N+1. Des sources non officielles citent encore d’autres dates : nous ne les reprenons pas. Confirmez chaque délai avec l’OFPPT pour votre exercice avant de lancer les actions.

Combien de temps dure l’instruction ?

L’avenant n° 2 fixe à trente jours calendaires la période entre l’accusé de réception d’un dossier complet et l’ordre de virement ; au-delà, l’Unité de gestion doit motiver le retard. C’est une règle de procédure : elle ne garantit pas une date de paiement, et elle ne court que pour un dossier complet.

Faut-il attendre la fin de l’exercice pour déposer ?

Non, et c’est rarement une bonne idée. L’entreprise avance la dépense jusqu’au remboursement, et les pièces se perdent avec le temps. Nous déposons chaque dossier dès la clôture de l’action, pièces contrôlées. L’effet sur la trésorerie est détaillé dans ce que l’OFPPT rembourse sur une formation.

À qui le remboursement est-il versé ?

À l’entreprise, par ordre de virement ; ou à l’organisme de formation, si l’entreprise a opté pour le tiers payant.

Sur quel compte ?

Sur celui de l’attestation d’identité bancaire, comportant l’identification du compte en vingt-quatre chiffres, fournie avec le dossier administratif lors de l’accès au système. L’avenant n° 2 précise que cette pièce se fournit une seule fois, puis à chaque changement, que l’entreprise doit signaler.

Qu’est-ce que le tiers payant ?

Une procédure, introduite par l’avenant n° 2, dans laquelle le paiement est fait directement à l’organisme de formation qui a réalisé l’action, le contrat restant conclu entre l’entreprise et l’Unité de gestion. Elle est ouverte aux opérateurs de formation publics, aux instituts gérés par délégation des branches professionnelles et aux organismes de conseil et de formation titulaires d’un label de qualification du département de la Formation professionnelle, en cours de validité. L’option se coche dans la fiche d’action, sur le portail de l’OFPPT. La part que l’entreprise règle alors elle-même à l’organisme est à confirmer avec l’OFPPT avant de retenir cette option.

Que se passe-t-il quand la formation ne se déroule pas comme prévu ?

Tout dépend de l’avis préalable. Une modification signalée à temps est gérée ; une modification découverte au dépôt du dossier coûte le remboursement de l’action.

Un participant est absent

Le remboursement est fait au prorata du nombre de participants effectifs par rapport au nombre prévu (modèle de contrat annexé au manuel, art. 14). Un absent non remplacé réduit la prise en charge de l’action.

La date, le lieu, l’organisme ou les horaires changent

L’entreprise signale le changement à l’Unité de gestion par un avis (modèle 3), au moins 24 heures avant la date prévue pour le démarrage, selon l’avenant n° 2. À défaut d’avis, l’action n’est pas remboursée (modèle de contrat, art. 11).

La formation est annulée

Même règle : l’annulation se signale par un avis, dans le même délai. Elle évite qu’une action approuvée mais non réalisée apparaisse comme une inexécution lors d’un contrôle.

Que faire si le dossier est retourné ou le remboursement réduit ?

Compléter un dossier retourné, comprendre un remboursement réduit, contester une décision qui paraît infondée : trois situations, trois réponses.

Le dossier a été retourné

Un dossier incomplet ou non conforme est retourné séance tenante, avec la mention des pièces qui font défaut (manuel, procédure P 3.0). Il se complète et se redépose avant le 31 décembre N+1. Ce n’est pas un recours : le manuel précise que les réclamations qui suivent le rejet d’un dossier incomplet ne sont pas présentées au comité régional. Les pièces exigées sont détaillées dans dossier de remboursement CSF : pièces et checklist.

Le montant est inférieur à la simulation

L’ordre de virement est accompagné de la liste détaillée des actions remboursées, et l’Unité de gestion informe l’entreprise de la cause de tout rejet. Les écarts viennent le plus souvent du coût retenu, du plafond, des absences ou d’un écart non signalé. Le simulateur de remboursement ne voit aucun de ces paramètres : il donne un ordre de grandeur avant plafonnement.

La décision paraît infondée

Le manuel ouvre un recours motivé devant le comité régional des CSF, déposé via l’Unité de gestion dans les quinze jours de la notification ; passé ce délai, aucun recours n’est recevable. Les décisions prises à la suite d’un contrôle se contestent, dans le même délai, devant le comité central des CSF.

Faut-il un organisme de formation « agréé OFPPT » ?

Le manuel parle d’éligibilité, pas d’agrément. L’organisme privé doit être assujetti à la TFP et à jour de ses déclarations ; le portail de l’OFPPT bloque la saisie d’une action confiée à un organisme non éligible, identifié par son numéro CNSS.

La loi n° 60-17 confie en outre la réalisation des formations à des organismes qualifiés selon des conditions fixées par voie réglementaire (art. 9), et la qualification peut être retirée à l’organisme qui manque à ses engagements (art. 30). Le manuel de procédures des CSF, toujours en vigueur avec son avenant n° 2, admet comme organismes de formation l’entreprise elle-même si elle dispose des compétences nécessaires, les organismes privés de conseil et de formation assujettis à la TFP et à jour de leurs déclarations, et les organismes publics de formation. Le tiers payant exige, lui, un label de qualification en cours de validité. ACG est éligible CSF.

Combien de temps garder les pièces après le paiement ?

Cinq ans à compter de la réalisation des actions, selon le modèle de contrat annexé au manuel (art. 9). Le dossier de chaque action contient la liste de présence émargée, le programme, les fiches d’évaluation et les copies des justificatifs de dépenses.

La loi n° 60-17 organise un contrôle sur pièces et sur place des actions financées (art. 26) et oblige l’employeur à présenter aux agents tous les documents utiles (art. 28). Le parcours complet, de l’accès au virement, est décrit dans notre guide du remboursement OFPPT.

Avant d’appeler l’Unité de gestion des CSF, réunissez :

• la référence du dossier et la date de l’accusé de réception ;
  
• le contrat spécial de formation et ses actions approuvées ;
  
• les avis de modification envoyés, avec leur date ;
  
• la copie complète du dossier financier déposé ;
  
• l’ordre de virement et la liste des actions remboursées, s’ils ont été reçus ;
  
• vos questions écrites, action par action.