Que doit contenir le dossier, pièce par pièce ?
Deux parties, dont le contenu est fixé par l’article premier de l’arrêté 244-13 et repris dans les dossiers téléchargeables sur la page de l’ONSSA. Commencez par le formulaire : il identifie le demandeur, le local et les activités pour lesquelles vous sollicitez l’agrément ou l’autorisation. Ce dernier point engage tout le reste : une activité qui n’y figure pas ne sera pas couverte. Si vous hésitez entre les deux régimes, lisez d’abord notre guide de l’autorisation sanitaire ONSSA.
Pièce | Ce que le texte demande | Ce qui bloque le plus souvent |
|---|---|---|
Identification du demandeur | Personne physique : CNI ou carte de résidence. Personne morale : pièce d’identité de la personne chargée du dossier et justificatif de ses pouvoirs, statuts, certificat d’inscription au registre de commerce | Un mandat absent ou signé par une personne sans pouvoir |
Identification du local | Copie de l’autorisation de construire ; selon le cas, justificatif de l’adresse | Une autorisation de construire qui ne correspond pas au bâtiment exploité |
Plan de situation | Échelle 1/1000 | Un plan sans les abords, qui ne permet pas de juger l’environnement du site |
Plan d’ensemble | Échelle de 1/100 à 1/300, avec espaces de travail, entreposage, eau potable, eaux résiduaires, locaux du personnel, sanitaires, équipements, points d’eau, cheminement des produits, déplacement du personnel, évacuation des déchets | Un plan d’architecte sans aucun flux |
Fiche technique | Dix rubriques, de la nature de l’activité aux moyens de transport | Des capacités ou un effectif qui ne correspondent pas aux locaux |
Manuel | Agrément : programme d’autocontrôle selon les articles 32, 33 et 41 du décret 2-10-473. Autorisation : manuel de procédures fondé sur le guide de bonnes pratiques sanitaires de l’activité | Un manuel générique, sans lien avec les lignes du site |
Seules les demandes conformes au modèle et accompagnées de toutes les pièces sont recevables (décret, article 6). Le récépissé remis au dépôt ne vaut pas agrément : il le dit en toutes lettres.
Comment dessiner des plans qui passent l’étude du dossier ?
En dessinant le fonctionnement, pas seulement le bâtiment. L’inspecteur lit sur le plan ce que l’article 32 du décret exige de tout établissement alimentaire :
- une progression du produit vers l’avant, sans retour en arrière, du moins élaboré au plus élaboré et du moins sain au plus sain ;
- aucun entrecroisement des files de production ;
- la séparation du secteur sain et du secteur souillé ;
- l’évacuation immédiate, directe et rapide des déchets vers des locaux réservés ;
- des lieux distincts pour les emballages et pour les produits de nettoyage et de désinfection ;
- des sanitaires qui ne donnent pas accès aux lieux de manipulation des produits ;
- des locaux du personnel adaptés à l’effectif, avec séparation des genres.
Tracez sur le plan d’ensemble trois couleurs : produits, personnel, déchets. Ajoutez les arrivées d’eau potable, les évacuations et chaque point d’eau. Si deux flèches se croisent, l’inspecteur posera la question ; mieux vaut l’avoir posée avant lui. Faites signer le plan par la personne qui connaît le procédé, pas seulement par l’architecte.
Que mettre dans la fiche technique et dans le manuel ?
La fiche technique répond à dix rubriques, de a) à j) : nature de l’activité ; site d’implantation et viabilisation (eau potable, électricité, assainissement) ; superficie totale et couverte ; description sanitaire des locaux, équipements et matériels et conditions de fonctionnement (planification du travail, effectif prévu, caractère saisonnier ou non) ; catégorie des produits et dénomination commerciale ; matières premières et ingrédients avec leur provenance ; matériaux de conditionnement et d’emballage ; diagrammes détaillés de production ; capacités journalières ou annuelles de production et de stockage ; moyens de transport le cas échéant. Une fiche cohérente avec les plans fait gagner l’étude de conformité ; une fiche qui annonce un effectif que les vestiaires ne peuvent pas accueillir la fait perdre.
Le manuel dépend du régime :
Régime | Ce que demande le dossier | Ce qu’il faut y trouver |
|---|---|---|
Agrément | Un manuel décrivant le programme d’autocontrôle, établi selon les articles 32, 33 et 41 du décret | Un système fondé sur les principes HACCP, conforme à la norme NM 08.0.002 ou à un système équivalent : analyse des dangers, points critiques, surveillance, actions correctives, vérification, enregistrements |
Autorisation | Un manuel de procédures fondé sur le guide de bonnes pratiques sanitaires de l’activité | Les mesures du guide approuvé par arrêté ; à défaut de guide, les exigences des articles 32 et 33, l’identification et la réduction des risques, la traçabilité |
L’ONSSA publie dans sa rubrique réglementation les arrêtés d’approbation de douze guides de bonnes pratiques, de la meunerie industrielle aux huiles d’olive vierges. Vérifiez d’abord si votre activité en a un. Pour construire le programme HACCP lui-même, notre page plan HACCP déroule les sept principes et les douze étapes du Codex.
Comment se préparer à la visite sanitaire ?
En préparant une preuve par rubrique du rapport. La visite a lieu au plus tard 45 jours après la conformité du dossier, à une date fixée d’un commun accord (décret, article 8 ; CP 05, point 3.3). Une commission d’inspecteurs y vérifie l’implantation, la conception, l’aménagement, les installations, les équipements et matériels et le fonctionnement envisagé. Le modèle de rapport de l’arrêté 244-13 classe chaque constat en conforme ou non conforme, avec mesures correctives et échéancier.
Rubrique du rapport | Ce que l’inspecteur peut vérifier, d’après le décret 2-10-473 | Votre preuve |
|---|---|---|
1. Implantation, y compris la viabilisation | Un lieu qui ne contamine pas les produits, une eau potable du réseau public ou d’un dispositif propre au site (art. 32) | Plan de situation, contrat ou analyses d’eau |
2. Conception et agencement | Marche en avant, files séparées, secteur sain et secteur souillé, évacuation des déchets (art. 32) | Plan d’ensemble avec les flux, confirmé sur place |
3. Locaux et connexes | Surfaces lisses et lavables, ouvertures protégées contre les insectes, éclairage, ventilation, entreposage à température vérifiable, eaux résiduaires (art. 32) | Visite des locaux, enregistreurs de température |
4. Sanitaires | En nombre suffisant, propres, sans accès direct aux zones de manipulation (art. 32) | Visite, plan |
5. Équipements | Faciles à nettoyer et à désinfecter, installés pour permettre le nettoyage, dispositifs de contrôle le cas échéant ; eau, glace et vapeur conformes (art. 33) | Fiches des équipements, plan de nettoyage |
6. Personnel | Propreté et tenue, effectif et compétences, formation à l’hygiène, formation des responsables du HACCP ou du guide, surveillance médicale (art. 60 à 65) | Attestations de formation, dossiers médicaux, consignes |
7. Fonctionnement | Rubrique remplie lors des visites régulières | Enregistrements de production, de nettoyage et de lutte contre les nuisibles |
8. Guide de bonnes pratiques ou système HACCP | Le manuel déposé et sa mise en œuvre | Manuel, enregistrements déjà ouverts |
9. Documents de traçabilité | Identification des fournisseurs et des clients, procédure de retrait et de rappel (art. 75) | Procédure, exercice de traçabilité |
La veille, faites le tour du site avec cette grille, comme le ferait la commission. Pour un établissement de produits de la pêche, l’avis sanitaire de l’ONSSA ajoute une rubrique sur les paramètres techniques des appareils ; notre page produits de la mer et conserves traite ce secteur.
Que faire après la visite, favorable ou non ?
Avis défavorable. Les non-conformités et les recommandations vous sont notifiées par courrier dans un délai maximum de 15 jours ouvrables (décret, article 15). Traitez-les une par une, avec photo, facture ou enregistrement à l’appui, puis avisez par écrit le service provincial : une nouvelle visite est faite dans les mêmes conditions.
Avis favorable. L’agrément ou l’autorisation est établi selon le modèle de l’arrêté 244-13 et délivré par la direction régionale de l’ONSSA. Il porte un numéro : code de l’activité, code de la province, numéro du récépissé, deux derniers chiffres de l’année. Ce numéro doit figurer sur vos documents, votre correspondance, votre publicité et vos emballages (décret, article 14).
Dès le premier jour d’exploitation, ouvrez le registre des visites sanitaires régulières prévu par l’arrêté 1063-15 : format A4, page de garde, 100 pages numérotées, une ligne par visite avec ses constats, ses recommandations, vos mesures et vos délais. Conservez les enregistrements de l’autocontrôle au moins cinq ans (loi 28-07, article 9). Tenez à jour chaque jour les fiches du plan de nettoyage et de désinfection : elles sont présentées lors des visites régulières (décret, article 68).
Quelles erreurs font perdre le plus de temps ?
- Déclarer une activité au lieu de toutes : l’agrément est délivré pour des activités nommées, et la sauce, le conditionnement à façon ou le stockage frigorifique oubliés ne sont pas couverts. Le code de procédure CP 05 ne prévoit d’actualisation que pour un changement d’exploitant ou de nom : avant de lancer une activité nouvelle, demandez au service provincial qui a délivré l’agrément la démarche à suivre.
- Choisir le régime d’après le nom du produit plutôt que d’après le procédé.
- Déposer des plans sans flux, ou des plans qui ne correspondent plus au bâtiment.
- Recopier un manuel d’un autre site : l’inspecteur le compare à vos lignes.
- Former l’équipe après la visite : la rubrique personnel est contrôlée dès la première.
- Oublier que la visite peut porter sur l’eau, la glace ou la vapeur au contact des produits.
- Changer d’exploitant ou de raison sociale sans demander l’actualisation au service qui a délivré l’agrément.
Votre dossier est-il complet ?
Le temps et les moyens à prévoir pour cocher ces cases sont détaillés dans notre article sur le coût et le délai d’un agrément ONSSA.