Ficha de formação · Catálogo 2027Normas de sistemas de gestão
Informação documentada
Um dia para pôr ordem na documentação de um sistema de gestão: o que deve ser documentado, o que pode não o ser, como criar, validar, difundir, conservar e arquivar. Os participantes passam em revista a sua própria lista de documentos e de registos e simplificam depois um procedimento real. Saem com uma regra de controlo documental clara e um plano de aligeiramento.
Duração1 dia
Pedir um orçamentoObjetivos
- Distinguir a informação documentada a manter atualizada da que se conserva como evidência
- Identificar a informação exigida pelas normas e a que a sua organização considera necessária
- Aplicar as regras de controlo: identificação, revisão, aprovação, difusão, acesso, conservação, eliminação
- Simplificar um procedimento substituindo-o, se necessário, por um fluxograma, uma instrução visual ou um formulário
- Construir uma regra de controlo documental adaptada a um sistema em papel ou digital
Programa
Dia 1 — manhã
- Do manual da qualidade à informação documentada: o que mudou na lógica das normas
- O que as normas exigem, o que a organização decide: inventário da informação obrigatória
- Documentos e registos: criação, atualização, aprovação, gestão de versões
- Diagnóstico da sua lista de documentos: duplicados, documentos mortos, registos em falta
Dia 1 — tarde (oficina)
- Difusão, acesso, proteção, conservação e arquivo, incluindo os documentos de origem externa
- Gestão eletrónica de documentos: direitos de acesso, rastreabilidade das versões, cópias de segurança
- Oficina: reescrita de um dos seus procedimentos em versão curta e visual
- Teste de conhecimentos e apresentação dos trabalhos
Metodologia
- Diagnóstico em sessão da sua lista-mestra de documentos
- Exercício de reescrita sobre um procedimento real trazido pelos participantes
- Comparação de formatos: procedimento redigido, fluxograma, instrução ilustrada no posto
- Quiz durante o dia e teste final
Avaliação e documentos
Teste de conhecimentos, avaliação a quente em D+1. Certificado numerado, verificável online, para cada participante; a empresa recebe o relatório de formação e o procedimento reescrito durante a oficina.
Materiais bilingues para cada participante; cada formação presencial inclui o seu gémeo digital no OmniLearn.
Perguntas frequentes
Ainda é preciso um manual da qualidade?
As normas de estrutura harmonizada já não o exigem. Algumas organizações mantêm-no como documento de apresentação; a formação ajuda a decidir se lhe serve ou se pode ser substituído por um mapeamento e alguns documentos-chave.
A nossa documentação é pesada demais: a formação ajuda a aligeirá-la?
É um dos seus objetivos. O diagnóstico da manhã identifica os documentos inúteis ou redundantes, e a oficina mostra como encurtar um procedimento sem perder o controlo da atividade.
A gestão eletrónica de documentos é tratada?
Os seus princípios são: direitos de acesso, versões, validação, cópia de segurança. A escolha de uma ferramenta depende da sua organização e pode ser objeto de um acompanhamento separado.
O que é preciso trazer?
A sua lista de documentos e de registos, o seu procedimento de controlo documental se existir, e um ou dois procedimentos que considere demasiado longos.
Informações práticas
- Duração
- 1 dia
- Público
- Responsáveis da qualidade e QSA, assistentes da qualidade, responsáveis de processo, gestores documentais
- Pré-requisitos
- Sem pré-requisitos
- Número de participantes
- Grupos de 6 a 12 participantes, na empresa
- Formato
- Na empresa, presencial nas suas instalações
- Língua
- Francês, darija ou inglês; materiais bilingues
- Financiamento
- Contratos especiais de formação da OFPPT (TFP), GIAC, Maroc PME: preparamos os processos consigo, sem custo adicional.
- Personalização do programa
- Programa adaptado aos seus procedimentos, aos seus equipamentos e ao seu público
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Preço e datas mediante orçamento, conforme o número de participantes, as instalações e o período pretendido.
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