Préparer un audit IFS Food v8 : documents, KO et checklist

Quels documents et quelles informations préparer avant l’audit ?

Deux dossiers : celui que l’organisme de certification reçoit avant l’audit, et celui que l’auditeur consultera sur place. Le premier sert à fixer le périmètre, la durée et l’auditeur ; le second sert à vérifier que le système produit des preuves.

Pour le contrat, le texte officiel d’IFS Food version 8 demande au site d’informer clairement l’organisme de certification de :

• tous les produits et procédés du périmètre, structures décentralisées comprises ;
• toute partie de la production sous-traitée à un tiers pour le compte du site ;
• les produits exportés et leurs pays de destination ;
• toute demande exceptionnelle d’exclusion de groupes de produits ;
• l’historique de certification IFS ou GFSI : périmètre, date du dernier audit, année du dernier audit non annoncé, retrait éventuel d’un certificat.

Sur place, l’auditeur croise les documents avec ce qu’il voit en production. Voici le dossier à tenir prêt, classé par exigence.

Une remarque pratique : un audit IFS commence par des échantillons de produits, choisis par l’auditeur, et un test de traçabilité sur ces produits. Le dossier doit donc permettre de retrouver vite n’importe quel lot, pas seulement ceux que l’équipe a préparés.

Comment se préparer à l’audit non annoncé ?

En considérant que chaque jour de la fenêtre est un jour d’audit. Au moins un audit sur trois est non annoncé ; la fenêtre va de seize semaines avant à deux semaines après la date d’audit anniversaire, et toutes les exigences doivent être en place avant son ouverture.

Le site transmet à l’organisme, au plus tard quatre semaines avant l’ouverture de la fenêtre :

• le nom des personnes à contacter sur le site ;
• si nécessaire, une période d’interdiction de dix jours opérationnels au plus, en trois périodes au maximum, ainsi que les périodes sans production ;
• pour des produits saisonniers, les dates de production prévues : la fenêtre habituelle ne s’applique pas, aucune période d’interdiction n’est permise et l’audit peut avoir lieu à tout moment de la saison.

Refuser l’accès à l’auditeur, sauf force majeure, entraîne le retrait du certificat sous deux jours ouvrés, une notification aux utilisateurs de la base IFS qui suivent le site et la facturation de tous les coûts de l’audit. Pour un audit non annoncé, le plan d’audit n’est remis qu’à la réunion d’ouverture.

Ce que nous mettons en place avec nos clients avant chaque fenêtre :

• un suppléant formé pour accueillir l’auditeur et ouvrir l’audit en l’absence du responsable qualité ;
• une procédure d’accueil affichée au poste de garde : qui appeler, quelles tenues, quel circuit ;
• des enregistrements remplis et vérifiés chaque jour, y compris en pleine campagne ;
• une direction joignable, capable de présenter la politique et le plan de culture ;
• un audit à blanc mené sans préavis, pour tester l’organisation réelle.

Le site qui réussit un audit non annoncé obtient le statut IFS Star, visible sur son certificat.

Comment vérifier soi-même les dix exigences KO ?

En posant à chaque KO la question que posera l’auditeur, et en sortant la preuve. Une exigence KO n’est notée que A, B ou D : un B rapporte zéro point, un D retire 50 % du total et bloque le certificat, selon la brochure officielle de notation IFS.

La surveillance des CCP et les accords clients sont les deux seules exigences KO qui peuvent être déclarées non applicables, avec une justification écrite. Toutes les autres s’appliquent à chaque site.

Comment se déroule le jour de l’audit, et qui doit être présent ?

Vite sur le terrain. La réunion d’ouverture et l’évaluation du système doivent être brèves, pour que l’auditeur démarre l’évaluation sur site en général 30 minutes après son arrivée. Au moins 50 % de la durée de l’audit se passe dans les zones de production.

Le fil de l’audit, tel que le décrit le référentiel :

1. réunion d’ouverture courte et explication du plan d’audit ;
2. échantillons de produits et lancement du test de traçabilité ;
3. vue d’ensemble du système, du plan HACCP, du plan du site et des flux ;
4. évaluation sur site : procédés, bonnes pratiques, surveillance des CCP, entretiens avec le personnel, réception, stockage, expédition, laboratoire, maintenance, locaux du personnel, extérieurs ;
5. revue documentaire croisée avec ce qui a été vu ;
6. réunion de clôture : présentation de tous les constats, déviations et non-conformités.

La personne de plus haut niveau hiérarchique présente lors de l’audit assiste aux réunions d’ouverture et de clôture. Les lignes du périmètre doivent tourner ; une ligne arrêtée dont le plan HACCP diffère peut être relancée pendant l’audit, sinon un audit d’extension sera nécessaire. L’audit se tient dans la langue de travail du site : selon la doctrine IFS Food 8, aucun interprète n’est admis si cette langue est le français.

Quels écarts reviennent le plus souvent, et comment les éviter ?

Les écarts que nous rencontrons le plus souvent en diagnostic, au Maroc et en Afrique de l’Ouest, tiennent moins à un document absent qu’à une preuve qui ne suit pas.

• Des spécifications figées : la fiche fournisseur date de l’ouverture du site, l’emballage a changé depuis.
• Des accords clients oubliés : une étiquette export ou une tolérance de recette convenue par e-mail, jamais transmise à la production.
• Des CCP surveillés mais non vérifiés : les relevés existent, la signature du responsable arrive en fin de mois.
• Un programme d’audits internes incomplet : quelques chapitres audités deux fois, d’autres jamais.
• Un test de rappel réduit à un test de traçabilité : l’exigence 5.9.2 demande un test du processus de bout en bout.
• Des actions correctives sans mesure d’efficacité : l’action est close, personne n’a vérifié qu’elle avait marché.
• Des B traités à la légère : depuis la version 8, ce sont des déviations, avec correction et action corrective.

Que faire dans les quatre semaines qui suivent l’audit ?

Exécuter un plan préparé avant l’audit. L’organisme remet le plan d’actions au plus tard deux semaines après le dernier jour d’audit ; le site a ensuite quatre semaines pour fournir les preuves des corrections et proposer ses actions correctives, avec responsables et dates.

Preuves acceptées par IFS pour une correction : enregistrements de formation, procédures mises à jour avec modifications traçables, photos avant et après, preuve de communication au personnel, rapport d’audit interne ou d’inspection, facture de réparation. Un devis n’est qu’une preuve d’intention : il est refusé. Les corrections et actions correctives sont traduites en anglais. Si les preuves ne conviennent pas, l’organisme renvoie le plan à compléter ; s’il n’est pas complété dans les délais, le certificat peut ne pas être émis.

• J-30 : autotest des dix KO, test de traçabilité et test de rappel récents, programme d’audits internes complet.
  
• J-30 : périmètre, sous-traitances et pays de destination confirmés par écrit à l’organisme.
  
• J-7 : dossier documentaire classé par exigence, suppléants désignés, direction disponible.
  
• Jour J : lignes du périmètre en marche, enregistrements du jour remplis, document de présence signé.
  
• J+14 au plus tard : plan d’actions reçu, responsables et délais attribués le jour même.
  
• Quatre semaines après réception du plan, au plus tard : preuves des corrections et actions correctives, traduites en anglais, transmises à l’organisme.
  

Le calendrier complet, du diagnostic au certificat, figure dans notre guide de la certification IFS Food au Maroc ; ce que l’audit coûte en temps et ce qui le fait varier, dans coût et durée d’un projet IFS Food.