Quels documents préparer avant l’arrivée de l’auditeur ?
Deux dossiers, à ne pas confondre : celui que l’organisme de certification demande pour planifier l’audit, et celui que l’auditeur consultera sur place. Le premier part plusieurs semaines avant ; le second doit être prêt à toute heure.
Le dossier de planification. Le protocole BRCGS des audits non annoncés liste les informations dont l’organisme a besoin pour planifier sans tomber sur un jour sans production. Elles sont utiles pour tout audit :
- les horaires des équipes et les plannings de production, surtout si certains procédés ne tournent pas tous les jours ;
- les dates où aucun audit n’est possible, faute de production ;
- l’organigramme de la direction ;
- un plan simple du site ;
- le diagramme de fabrication ;
- un résumé des points critiques pour la maîtrise (CCP) ;
- la liste des produits ou groupes de produits du périmètre ;
- le dernier rapport d’audit, s’il a été réalisé par un autre organisme.
Demandez ensuite à l’organisme le plan d’audit : il indique l’ordre des visites et les personnes à mobiliser.
Le dossier d’audit. Sur place, l’auditeur suit les exigences du référentiel. Classez les preuves dans l’ordre des chapitres, avec un responsable par dossier.
Document | Exigence | Piège fréquent |
|---|---|---|
Exemplaire authentique du référentiel en vigueur | 1.1.9 | Copie non officielle ou ancienne version |
Politique signée et plan de culture sécurité des aliments | 1.1.1, 1.1.2 | Plan sans activités mesurées ni revue annuelle |
Objectifs, résultats et revue de direction | 1.1.3, 1.1.4 | Objectifs jamais communiqués au personnel |
Plan HACCP et diagrammes vérifiés | Chapitre 2 | Diagramme vérifié au bureau, pas sur la ligne |
Programme et rapports d’audits internes | 3.4.1 | Audits concentrés le mois précédant l’audit |
Approbation des fournisseurs | 3.5.1.2 | Questionnaire non renouvelé depuis plus de trois ans |
Dernier test de traçabilité | 3.9.3 | Test sans les emballages primaires, ou sans durée |
Test de la procédure de rappel | 3.11.3 | Résultats sans chronologie des actions clés |
Plan de food defense et évaluation de vulnérabilité | 4.2.2, 5.4.3 | Plan non revu depuis plus d’un an |
Dossiers de formation | 7.1 | Saisonniers et intérimaires sans trace de formation |
Plan d’actions du dernier audit ou de l’audit à blanc | 1.1.12 | Causes traitées sur le papier, écart revenu sur le terrain |
Ne fabriquez aucun document la veille. Un enregistrement rempli d’un seul trait de stylo pour trois semaines se repère immédiatement.
Qui doit être présent, et à quel moment ?
La direction aux deux réunions, les responsables de service pendant tout l’audit, les opérateurs à leur poste. La clause 1.1.11 l’impose, et la clause 1.2.1 exige que soit écrit qui remplace chaque responsable absent.
Moment | Qui | Ce que l’auditeur attend |
|---|---|---|
Réunion d’ouverture | Le plus haut responsable de la production ou des opérations, le responsable qualité, un guide | Confirmation du périmètre et du déroulé, contraintes du jour |
Visite des ateliers | Chefs d’équipe et opérateurs | Explication des contrôles réalisés, observation des changements de production |
Entretien sur la culture | Un membre de la direction | Le plan de culture sécurité des aliments et ses résultats |
Revue documentaire et test de traçabilité | Qualité, logistique, achats, production | Documents retrouvés vite, liens clairs entre eux |
Réunion de clôture | Le plus haut responsable de la production ou des opérations, le responsable qualité | Restitution des constats et confirmation des non-conformités |
Pour un audit non annoncé, BRCGS va plus loin : l’absence du responsable technique ou qualité n’est pas un motif pour empêcher l’audit, car un suppléant doit exister. Désignez donc les suppléants par écrit, formez-les, et faites-les participer à l’audit à blanc.
Le consultant, s’il y en a un, reste en retrait. Le référentiel admet le recours à une expertise externe, mais la gestion quotidienne du système appartient à l’entreprise (clause 1.2.4) : c’est votre équipe qui répond. Pour la répartition des rôles en amont, voir notre article travailler avec un consultant BRCGS, étape par étape.
Comment se déroulent les réunions d’ouverture et de clôture ?
La réunion d’ouverture cadre l’audit ; la réunion de clôture en fixe le résultat. Entre les deux, BRCGS décrit un enchaînement constant pour la partie sur site : visite des ateliers, exigences à vérifier sur place, revue documentaire avec le test de traçabilité, revue finale des constats par l’auditeur.
À l’ouverture, l’auditeur confirme le périmètre et le déroulé. C’est le moment de signaler ce qui conditionne l’ordre de la journée : un responsable indisponible, un changement de ligne prévu à une heure précise, une production qui ne démarre qu’en milieu de matinée. BRCGS cite ces deux points (personnel clé indisponible, procédés liés à l’horaire) comme à discuter en réunion d’ouverture. Lors d’un audit non annoncé, la réunion est courte et la visite des ateliers commence au plus tard 30 minutes après l’arrivée de l’auditeur.
Pour un premier audit, comptez plus de temps : BRCGS note que les réunions d’ouverture et de clôture d’un audit initial sont souvent plus longues, car l’auditeur explique la démarche et les documents qu’il attend.
Pendant l’audit, préparez le test de traçabilité comme un exercice minuté. La clause 3.9.3 prévoit qu’il soit réalisable en 4 heures, du fournisseur de matière première et d’emballage primaire jusqu’au produit fini, et inversement. Désignez qui cherche quoi : réception, production, conditionnement, expédition.
À la clôture, l’auditeur restitue ses constats et confirme les non-conformités. Notez chacune avec son numéro de clause et la preuve observée. Posez vos questions de compréhension, pas de négociation. Repartez avec un responsable nommé pour chaque écart et la date de remise du dossier.
Comment clôturer les non-conformités dans le délai BRCGS ?
Le site dispose de 28 jours après la fin de l’audit pour transmettre à l’organisme de certification trois éléments par non-conformité : la preuve de la correction, l’analyse de la cause profonde et le plan d’action préventive. L’organisme revoit ensuite le rapport et les preuves, puis décide. Si la certification est accordée, le certificat est émis au plus tard 42 jours calendaires après le premier jour d’audit.
Élément du dossier | Ce qu’il doit montrer | Exemple : porte de quai mal jointive (clause 4.4.8) |
|---|---|---|
Correction | Que l’écart constaté est supprimé | Photo datée de la porte réparée, bon d’intervention signé |
Analyse des causes | Pourquoi l’écart a pu exister | Porte absente du plan de maintenance préventive, inspection des bâtiments sans critère sur les jointures |
Plan d’action préventive | Ce qui empêche la récurrence, avec responsable et échéance | Ajout de toutes les portes au plan de maintenance, critère de jointure dans la grille d’inspection, revue au prochain audit interne |
Extension | Que les situations similaires ont été vérifiées | Contrôle des autres portes extérieures et des niveleurs de quai |
La clause 3.7 du référentiel exige déjà cette logique pour tout problème interne : analyse des causes, délais et responsables des actions correctives et préventives. Le dossier de clôture n’est que son application aux constats de l’auditeur. BRCGS précise, pour les audits mixtes, que la vérification des actions peut passer par l’examen des preuves transmises ou par une nouvelle visite sur site.
Quatre erreurs reviennent dans les dossiers que nous relisons :
- la cause « erreur humaine », qui n’explique pas pourquoi l’erreur était possible ;
- des preuves sans date ni signature, impossibles à relier à l’écart ;
- un plan préventif sans échéance, qui ressemble à une intention ;
- un dossier envoyé le 28e jour, sans marge si l’organisme demande un complément.
Si le nombre ou le niveau des non-conformités ne permet pas la certification, le site doit passer un nouvel audit complet, annoncé, au plus tôt 28 jours calendaires après le dernier audit. Et au prochain audit, la direction devra montrer que les causes des écarts précédents ont réellement été traitées (clause 1.1.12).
Quelle checklist suivre la veille et le jour de l’audit ?
Une liste courte, vérifiée par le responsable qualité et son suppléant. Les sujets de fond (HACCP, culture, fournisseurs) doivent être réglés bien avant ; ici, on vérifie que le jour J ne sera pas perdu sur l’organisation.
Pour le cadre général, lisez notre guide de la certification BRCGS au Maroc, et pour les règles propres aux audits non annoncés, audit BRCGS non annoncé ou mixte : les règles fin 2026.