Comment préparer le premier rendez-vous avec un consultant BRCGS ?
Venez avec des faits, pas seulement avec l’exigence de l’acheteur. Plus le consultant reçoit d’informations avant la visite, plus son diagnostic sera précis et son chiffrage juste.
Rassemblez ces éléments avant la première réunion :
- la demande écrite de l’acheteur : référentiel exigé, échéance, éventuelles exigences propres au client ;
- la liste des produits, des lignes et des sites à inclure dans le périmètre ;
- l’autorisation ou l’agrément sanitaire ONSSA et les derniers rapports d’inspection ;
- le plan HACCP en vigueur et les derniers rapports d’audits clients ;
- l’organigramme et le temps réellement disponible du responsable qualité ;
- les travaux déjà prévus sur le bâtiment ou les équipements.
Posez aussi vos questions. Quel référentiel exactement, et quelle version ? Quels livrables ? Quel temps attendu de votre équipe ? Qui fait l’audit à blanc ? Que se passe-t-il si l’échéance de l’acheteur n’est pas tenable ?
Vérifiez enfin le profil du consultant. BRCGS fixe des critères minimaux pour son programme de consultants : diplôme pertinent, cours de Lead Auditor système qualité enregistré ou équivalent, au moins cinq ans d’expérience dans le secteur concerné et des références. L’annuaire officiel est accessible depuis brcgs.com.
Ce que doit contenir la proposition du consultant
Après le diagnostic, exigez une proposition écrite qui permette de comparer et de piloter. Elle doit préciser :
- le référentiel, la version et le périmètre visé (produits, lignes, adresse du site) ;
- les livrables de chaque étape, et non une simple liste de jours ;
- la répartition entre jours sur site et suivi à distance ;
- le temps attendu de votre pilote et de vos équipes, semaine par semaine ;
- les formations incluses, avec leur public et leur durée ;
- la date visée pour l’audit à blanc et les conditions pour confirmer l’audit de certification ;
- ce qui n’est pas inclus : travaux, analyses de laboratoire, frais de l’organisme de certification.
Une proposition qui ne dit rien du temps de votre équipe sous-estime le projet. C’est le premier signal d’alerte.
Quelles sont les étapes d’une mission d’accompagnement BRCGS ?
Une mission suit six étapes côté consultant, avant que l’organisme de certification prenne le relais. Chaque étape doit produire un livrable vérifiable, sinon elle n’est pas terminée.
Étape | Objectif | Livrable | Critère de fin |
|---|---|---|---|
1. Diagnostic | Mesurer l’écart avec le référentiel | Rapport d’écarts classé par gravité | Rapport présenté à la direction |
2. Plan d’action | Prioriser et dater | Plan avec responsables, échéances, budget travaux | Plan validé et signé par le DG |
3. Formation | Donner les bases à l’équipe | Équipe HACCP, pilotes et auditeurs internes formés | Évaluations des acquis archivées |
4. Documentation | Écrire ce qui est fait, faire ce qui est écrit | Procédures, plan HACCP, évaluations de vulnérabilité | Documents approuvés et diffusés |
5. Mise en œuvre | Produire des preuves | Enregistrements, tests de traçabilité et de rappel, audits internes | Au moins un cycle complet enregistré |
6. Audit à blanc | Simuler l’audit réel | Rapport d’audit à blanc et plan de clôture | Écarts majeurs clôturés |
Après l’étape 6, votre site contacte l’organisme de certification agréé par BRCGS, planifie l’audit, puis clôture les éventuelles non-conformités dans les 28 jours. Le certificat est émis dans les 42 jours calendaires suivant le premier jour d’audit, si la certification est accordée.
Pour le diagnostic, partez de la liste d’autoévaluation officielle BRCGS. Pour l’Issue 9, elle existe notamment en français, ce qui facilite le travail avec les chefs d’équipe.
Qui fait quoi entre votre équipe et le consultant ?
Le consultant propose, forme et vérifie ; votre équipe décide, applique et prouve. Tout flou sur cette répartition se paie à l’audit.
Activité | Direction | Pilote interne | Équipes terrain | Consultant |
|---|---|---|---|---|
Fixer le périmètre et l’échéance | Décide | Propose | — | Conseille |
Plan de culture sécurité des aliments | Porte et présente | Coordonne | Participe | Structure la méthode |
Plan HACCP | Valide | Anime l’équipe HACCP | Vérifie sur le terrain | Forme et relit |
Procédures et instructions | Approuve | Rédige ou adapte | Teste | Fournit le cadre, relit |
Travaux sur le bâtiment | Finance | Suit | — | Signale les écarts |
Enregistrements quotidiens | — | Contrôle | Remplit | Vérifie par sondage |
Audits internes | Reçoit les rapports | Pilote le programme | Sont audités | Forme les auditeurs, coaudite au début |
Audit à blanc | Assiste à la restitution | Organise | Sont interrogés | Mène l’audit |
Le point clé est le pilote interne. Sans une personne qui consacre une part réelle de son temps au projet, aucun consultant ne compensera. Fixez ce temps dans sa fiche de poste, pas dans une intention.
Quelle checklist suivre avant l’audit de certification ?
Vérifiez ces points deux à quatre semaines avant l’audit. Un seul point non coché sur les sujets fondamentaux justifie de discuter un report avec le consultant.
Quelles erreurs faut-il éviter avec un consultant BRCGS ?
Les échecs viennent rarement d’un manque de documents. Ils viennent d’une mauvaise répartition des rôles et d’un calendrier irréaliste. Voici les erreurs que nous rencontrons le plus souvent au Maroc et en Afrique de l’Ouest.
Acheter un système « clé en main ». Des procédures génériques, copiées d’un autre site, ne correspondent ni aux lignes ni aux pratiques. L’auditeur le voit dès la visite de l’atelier.
Signer sans diagnostic. Un prix global sans visite du site cache soit une marge de sécurité, soit des jours manquants. Dans les deux cas, vous payez.
Sous-estimer les travaux. Sols, évacuations, séparation des zones, protections contre les nuisibles : ces écarts demandent des devis, des délais et parfois un arrêt de ligne. Ils doivent apparaître dans le plan d’action dès le premier mois.
Choisir une date d’audit avant d’avoir des preuves. Un auditeur évalue ce qui est fait dans la durée. Un système lancé quelques jours avant l’audit ne produit pas d’historique.
Laisser le consultant parler pendant l’audit. L’auditeur veut entendre le chef de ligne, le magasinier, le responsable maintenance. Le consultant prépare ces personnes ; il ne les remplace pas.
Négliger la langue. Une procédure en français que les opérateurs ne lisent pas n’a aucune valeur. Prévoyez des supports et des formations en arabe ou en darija quand c’est nécessaire.
Arrêter après le certificat. Le premier audit n’est qu’un début. Sans audits internes ni revue de direction, le système se dégrade avant l’audit suivant.
Comment mesurer la valeur de l’accompagnement après le certificat ?
Mesurez ce qui reste quand le consultant n’est plus là. Un bon accompagnement laisse une équipe autonome, des indicateurs suivis et un audit suivant mieux préparé que le premier.
Quatre indicateurs simples suffisent :
- le nombre et la gravité des non-conformités d’un audit à l’autre ;
- le respect du programme d’audits internes ;
- les réclamations clients liées à la sécurité des aliments ;
- le délai de clôture des actions correctives.
Pour estimer le budget et la durée avant de signer, lisez notre article sur le coût et le financement d’un accompagnement BRCGS. Pour une vue d’ensemble du rôle du consultant, voir notre guide complet du consultant BRCGS au Maroc, et pour un exemple de terrain, le cas d’une conserverie de poisson exportatrice.