IFS Food version 8 : les 10 exigences KO qui font échouer un audit

Qu’est-ce qu’une exigence KO dans IFS Food version 8 ?

Une exigence KO (« knock-out ») est une exigence jugée essentielle par IFS : si elle n’est pas appliquée, l’audit est échoué. Le référentiel IFS Food version 8, obligatoire depuis le 1er janvier 2024, en définit dix.

La différence avec une exigence ordinaire tient à la notation. Une exigence ordinaire peut être notée A, B, C ou D, ou recevoir une non-conformité majeure. Une exigence KO ne connaît que trois notes : A (conformité totale), B (une petite partie n’est pas appliquée, sans impact sur la sécurité des aliments, la légalité ou les exigences du client) et D (l’exigence n’est pas appliquée). La note C n’existe pas.

Un D sur un KO est une non-conformité KO. Elle retire 50 % du total des points possibles et le certificat ne peut pas être délivré. Autrement dit, une usine qui obtiendrait A partout sauf sur sa traçabilité n’est pas certifiée.

Pour un exportateur marocain, l’enjeu est commercial autant que technique. En cas d’audit de renouvellement échoué, le certificat en cours est retiré de la base de données IFS dans les deux jours ouvrés, et tous les utilisateurs qui suivent votre site reçoivent un e-mail qui en donne la raison, numéro d’exigence compris. Vos acheteurs l’apprennent avant que vous ayez fini d’analyser le rapport.

Quelles sont les 10 exigences KO de la version 8 ?

Les dix KO couvrent la chaîne de maîtrise de bout en bout : qui est responsable, comment les dangers sont surveillés, comment le produit est spécifié, suivi et rappelé. Le tableau reprend la liste officielle de la partie 1 du référentiel et la preuve que l’auditeur cherche en premier.

Deux précisions comptent. D’abord, la mention « non applicable » est interdite pour les KO n° 1, 3 et 5 à 10 : seuls le KO n° 2 (pas de CCP) et le KO n° 4 (pas d’accord client du type visé) peuvent l’être, avec une justification dans le rapport. Ensuite, plusieurs exigences ordinaires prolongent les KO et se vérifient en même temps : l’exigence 4.18.2 impose un test de traçabilité, bilan matière compris, au moins une fois tous les 12 mois, et l’exigence 4.18.3 fixe un délai maximal de quatre heures pour remonter du produit fini aux matières premières et aux clients.

Quelles erreurs font le plus souvent tomber un KO ?

Les KO tombent rarement parce qu’un document manque. Ils tombent parce que la pratique observée sur le terrain contredit le document. Voici les erreurs que nos consultants et auditeurs rencontrent le plus souvent dans les usines marocaines ; la liste est qualitative, tirée de nos missions, pas d’une statistique publiée.

Responsabilité de la direction (KO 1)

La politique est signée, l’organigramme est affiché, mais un chef d’équipe interrogé ne sait pas dire ce qu’il doit faire en cas d’écart. L’exigence ne demande pas seulement que les salariés connaissent leurs responsabilités : elle demande des mécanismes documentés pour vérifier que cela fonctionne. Sans indicateurs revus, sans entretiens ou observations tracés, la preuve manque.

Surveillance des CCP (KO 2)

Dans une conserverie de sardines, l’erreur type est la fiche de stérilisation remplie en fin de poste, à la même encre et avec des valeurs trop régulières. Dans une biscuiterie ou une unité de fruits secs, c’est le contrôle du détecteur de métaux réalisé, mais sans enregistrement de l’action quand une éprouvette n’est pas rejetée. L’auditeur vérifie que chaque CCP est sous maîtrise et que les enregistrements le démontrent. Une limite dépassée sans action tracée suffit à justifier un D. Notre guide du plan HACCP avec l’exemple d’une conserverie détaille la construction des CCP.

Hygiène du personnel (KO 3)

Les opérateurs respectent les règles, mais le technicien de maintenance externe, le transporteur ou le visiteur du client entrent en zone sans tenue ni lavage des mains. Le KO vise explicitement « le personnel, les sous-traitants et les visiteurs ». L’exigence 3.2.3 impose par ailleurs une vérification du respect des règles au moins une fois par trimestre.

Accords clients (KO 4)

Pour la marque de distributeur, le cahier des charges du client précise une recette, un étiquetage ou un plan d’analyse. L’usine produit selon sa propre fiche, plus ancienne. C’est un KO fréquent chez les sous-traitants qui travaillent pour plusieurs enseignes européennes à la fois.

Spécifications des matières premières (KO 5)

Les spécifications existent pour les ingrédients principaux, mais pas pour les emballages, les additifs ou le produit retravaillé. Ou elles ne sont pas conformes à la réglementation du pays de destination. L’exigence couvre toutes les matières premières, emballages et rework compris.

Corps étrangers (KO 6)

Le registre des objets en verre et plastique cassant n’est pas tenu, les palettes en bois entrent en zone de production, ou un lot arrêté au détecteur repart en expédition sans décision tracée. Le KO demande aussi que tout produit contaminé soit traité comme un produit non conforme.

Traçabilité (KO 7)

L’erreur la plus coûteuse : le test de traçabilité réussit en théorie, mais l’auditeur choisit un lot contenant du produit retravaillé ou un emballage imprimé de deux livraisons différentes, et le lien se perd. Le bilan matière ne boucle pas ou dépasse les quatre heures.

Audits internes, rappels et actions correctives (KO 8, 9 et 10)

Le programme d’audits internes ne couvre pas toutes les exigences IFS sur douze mois. La procédure de rappel n’a jamais été testée de bout en bout, alors que l’exigence 5.9.2 demande un test planifié sur 12 mois et réalisé en moins de 15. Enfin, les actions correctives se limitent à la correction immédiate, sans analyse de cause, sans responsable ni délai.

Comment sont calculés le score et le niveau du certificat ?

Le résultat d’un audit IFS Food est un pourcentage : les points obtenus divisés par le total des points possibles. Chaque exigence applicable vaut 20 points au maximum ; les exigences non applicables sortent du calcul.

Le niveau du certificat dépend ensuite du score et des non-conformités, selon les règles de la partie 1 du référentiel :

• 95 % ou plus, sans non-conformité : certificat de niveau supérieur, validité de 12 mois.
• De 75 % à moins de 95 %, sans non-conformité : certificat de niveau de base, validité de 12 mois.
• Une seule majeure et un score d’au moins 75 % : audit complémentaire au plus tard six mois après l’audit ; certificat de niveau de base si la majeure est effectivement levée.
• Plus d’une majeure, au moins un KO noté D, ou un score inférieur à 75 % : audit échoué. Nouvel audit initial complet au plus tôt six semaines plus tard.

Dans tous les cas, le certificat n’est délivré qu’une fois les corrections mises en œuvre. L’organisme de certification envoie le plan d’action au plus tard deux semaines après l’audit ; le site dispose de quatre semaines pour renvoyer les preuves de correction et les actions correctives proposées.

Comment préparer un audit IFS Food non annoncé ?

Il faut considérer que l’audit peut commencer n’importe quel jour de la fenêtre. Depuis le 1er janvier 2021, au moins un audit IFS Food sur trois est non annoncé. Il se tient dans une fenêtre qui va de 16 semaines avant à 2 semaines après la date anniversaire, sans que le site connaisse la date.

Le référentiel est explicite : toutes les exigences doivent être en place avant l’ouverture de la fenêtre. L’organisme de certification informe le site de l’année du premier audit non annoncé obligatoire au moins six mois avant la date anniversaire. Un site audité en non annoncé obtient le statut « IFS Star », visible dans la base de données et sur le certificat.

Concrètement, pour une usine marocaine, cela change trois choses :

1. La disponibilité. Désignez des suppléants pour le responsable qualité et le directeur de site. L’audit ne sera pas déplacé pour une absence.
2. La saisonnalité. Si la fenêtre tombe en pleine campagne (sardine, agrumes, tomate), l’auditeur verra l’usine au pic d’activité, avec les saisonniers. C’est là que les KO 3 et 2 sont le plus exposés.
3. La routine. Les enregistrements de CCP, les contrôles d’hygiène et les tests de traçabilité doivent être tenus chaque jour comme s’ils allaient être lus le lendemain.

Comment sécuriser les dix KO avant l’audit ?

En les auditant vous-même, un par un, sur le terrain et pas seulement sur dossier, au moins trois mois avant l’ouverture de la fenêtre. Un audit à blanc IFS mené par un auditeur extérieur donne la même lecture que l’organisme de certification. Voici la liste de contrôle que nous utilisons.

• KO 1 : interroger cinq salariés de postes différents sur leurs responsabilités en sécurité des aliments ; vérifier les indicateurs revus par la direction.
  
• KO 2 : relire un mois d’enregistrements de chaque CCP ; vérifier qu’à chaque dépassement correspond une action tracée.
  
• KO 3 : observer l’entrée d’un sous-traitant et d’un visiteur ; vérifier le contrôle trimestriel de l’hygiène du personnel.
  
• KO 4 : comparer, pour chaque client sous marque de distributeur, son cahier des charges à la fiche de fabrication et à l’étiquette en cours.
  
• KO 5 : lister toutes les matières premières, emballages et rework ; vérifier qu’une spécification à jour et légale existe pour chacun.
  
• KO 6 : contrôler le registre verre et plastique cassant, la gestion du bois et le sort des produits arrêtés au détecteur.
  
• KO 7 : faire un test de traçabilité sur un lot complexe (rework, plusieurs lots d’emballage) et chronométrer les quatre heures, bilan matière compris.
  
• KO 8 : vérifier que le programme d’audits internes couvre toutes les exigences IFS sur douze mois.
  
• KO 9 : vérifier la date du dernier test de rappel de bout en bout et la liste des contacts d’urgence.
  
• KO 10 : prendre trois écarts récents et retrouver pour chacun la cause, l’action corrective, le responsable, le délai et l’évaluation de l’efficacité.
  

Si votre site hésite encore entre IFS, BRCGS et FSSC 22000, notre comparatif des référentiels GFSI par marché export vous aide à choisir. Si c’est l’acheteur qui vient vous auditer, lisez notre article sur l’audit fournisseur au Maroc.