Pourquoi commencer par la documentation et l’audit interne ?
Parce que ce sont deux des sept critères qui fixent votre niveau d’intégration, et ceux que l’auditeur voit en premier. L’annexe 1 du document Global ACI-TECH-3-008 cite en premier un ensemble documentaire intégré, instructions de travail comprises, puis, parmi les autres critères, une approche intégrée des audits internes. L’organisme confirme ce niveau à l’étape 1 et en tient compte pour la durée de l’audit combiné.
Ces deux chantiers entraînent les autres. Une maîtrise documentaire unique oblige à une cartographie unique ; un programme d’audit unique oblige à un seul registre d’actions. Le cadre général, ce qu’on fusionne et ce qu’on garde, est dans notre guide du système intégré pour une usine au Maroc. Ici, le mode d’emploi.
Étape | Livrable | Qui |
|---|---|---|
1. Inventaire | Liste de tous les documents, enregistrements et registres des trois systèmes | Responsable QSE, avec les anciens responsables de chaque système |
2. Matrice de correspondance | Tableau par sujet : exigences des trois normes, document du SMI qui les traite | Responsable QSE, consultant |
3. Décision par document | Fusionné, gardé propre, supprimé | Pilotes de processus |
4. Réécriture | Procédure documentaire, liste maîtresse, consignes de poste, registres uniques | Pilotes, encadrement, opérateurs |
5. Programme d’audit intégré | Programme annuel par processus, équipe d’auditeurs internes | Responsable QSE, direction |
6. Test | Cycle complet d’audits, revue de direction unique, audit à blanc combiné | Toute l’équipe |
Étape 1 : comment inventorier les trois systèmes ?
Une ligne par document, enregistrement ou registre, quelle que soit la norme qui l’a fait naître. Pour chaque ligne : titre, code actuel, norme d’origine, propriétaire, date de dernière révision, et une question simple : est-il utilisé ? L’inventaire se fait sur le terrain autant que dans le serveur : la consigne affichée au poste n’est pas toujours celle de la base documentaire.
Ce que l’on trouve presque toujours dans une usine qui a empilé ses certifications :
- deux ou trois procédures de maîtrise documentaire, avec des codifications différentes ;
- un registre réglementaire environnement et un registre santé-sécurité qui ne citent pas les mêmes textes ;
- deux plans d’urgence, avec des points de rassemblement ou des numéros d’appel différents ;
- trois programmes d’audit et trois registres d’actions ;
- des consignes de poste qualité et des consignes sécurité affichées côte à côte, pour le même geste.
Étape 2 : comment construire la matrice de correspondance ?
Par sujet, pas par numéro d’article. Les numéros ne coïncident pas toujours : selon le document de transition de Global ACI, ISO 9001:2026 découpe son article 6.1 en 6.1.1 (déterminer les risques et opportunités), 6.1.2 (actions face aux risques) et 6.1.3 (actions face aux opportunités), alors qu’ISO 45001:2018 numérote autrement ce chapitre, qui traite aussi de l’identification des dangers. Une matrice construite numéro contre numéro mélange les sujets.
Extrait d’une matrice de travail (à compléter sur les textes officiels) :
Sujet | ISO 9001:2026 | ISO 14001:2026 | ISO 45001:2018 | Document du SMI | Statut |
|---|---|---|---|---|---|
Contexte, parties intéressées, périmètre | Chapitre 4 | Chapitre 4 | Chapitre 4 | Analyse du contexte QSE | Commun |
Politique, rôles | Chapitre 5 | Chapitre 5 | Chapitre 5 | Politique QSE, fiches de fonction | Commun |
Consultation et participation des travailleurs | Sans objet | Sans objet | Chapitre 5 | Dispositif de participation, appui sur le comité de sécurité et d’hygiène | Propre |
Risques et opportunités | 6.1.1 à 6.1.3 | Chapitre 6 | Chapitre 6, dont identification des dangers | Procédure commune, trois analyses distinctes | Méthode commune, contenu propre |
Planification des modifications | 6.3 | 6.3 (ajouté) | Chapitre 8, gestion des modifications | Circuit unique de gestion des modifications | Commun |
Information documentée | Chapitre 7 | Chapitre 7 | Chapitre 7 | Procédure de maîtrise documentaire, liste maîtresse | Commun |
Maîtrise opérationnelle | Chapitre 8 | Chapitre 8 | Chapitre 8, dont hiérarchie des mesures de prévention | Consignes de poste intégrées | Forme commune, fond propre |
Audit interne | Chapitre 9 | Chapitre 9 | Chapitre 9 | Programme d’audit unique | Commun |
Revue de direction | 9.3, nouvelle donnée 9.3.2 c | 9.3, sous-articles ajoutés | 9.3 | Revue de direction unique | Commun, données propres |
Non-conformités, actions | Chapitre 10 | Chapitre 10 | Chapitre 10, incidents compris | Registre unique d’actions | Commun |
Les numéros d’ISO 9001:2026 et d’ISO 14001:2026 viennent des documents de transition de Global ACI ; pour ISO 45001:2018, l’extrait s’en tient aux chapitres de la structure commune. La correspondance détaillée se fait sur les textes des trois normes.
La dernière colonne fait le travail : pour chaque sujet, elle désigne un document du SMI et dit si le sujet est commun, propre à une norme, ou commun dans sa forme seulement. C’est elle que vous montrerez à l’auditeur quand il cherchera où une exigence est traitée.
Étapes 3 et 4 : que faire de chaque document, et comment le réécrire ?
Trois décisions possibles, prises avec le pilote du processus concerné.
- Fusionner ce qui traite le même sujet : maîtrise documentaire, compétences, gestion des modifications, audit interne, actions correctives, revue de direction, registre des obligations de conformité environnementales et de santé-sécurité, plan d’urgence.
- Garder propre ce qui a sa méthode : analyse des aspects environnementaux, évaluation des risques professionnels par unité de travail, revue des exigences des clients, libération des produits.
- Supprimer ce que personne n’utilise, après accord du pilote, en archivant selon la nouvelle procédure.
La réécriture suit un ordre. D’abord la procédure de maîtrise documentaire et la liste maîtresse, avec une codification par processus : la liste indique pour chaque document la ou les normes couvertes. Ensuite les registres uniques. Enfin les consignes de poste, qui réunissent sur une page ce que l’opérateur doit savoir :
- le geste et le critère de qualité à respecter ;
- les dangers du poste et l’équipement de protection, issus de l’évaluation des risques ;
- la consigne environnementale : tri, destination des effluents, conduite à tenir en cas de fuite ;
- qui appeler en cas d’anomalie.
Elles s’écrivent avec l’encadrement et les opérateurs, en français ou en arabe selon le poste. Pour une usine soumise à ISO 9001:2026, la nouvelle exigence sur la culture qualité et le comportement éthique (articles 5.1.1 et 7.3, selon Global ACI) se traite dans la sensibilisation commune, pas dans un document de plus.
Étape 5 : comment bâtir un programme d’audit interne intégré ?
Un programme annuel, par processus, fondé sur les risques selon les lignes directrices d’ISO 19011, chaque processus étant audité sous les trois angles. L’audit suit le travail réel : une réception de matières premières se regarde à la fois comme un contrôle de conformité, une manutention à risque et un point de déversement possible.
Exemple illustratif de programme pour une usine de taille moyenne, à adapter à vos risques et à vos résultats :
Processus | Ce que l’audit regarde sous les trois angles | Fréquence indicative | Normes rattachées |
|---|---|---|---|
Réception et stockage | Conformité des matières, rétentions, circulation des chariots | Deux fois par an | ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 |
Production | Rebut, consommations d’eau et d’énergie, protection des machines | Deux fois par an | Les trois |
Maintenance et utilités | Équipements critiques, huiles et fluides, consignation | Une à deux fois par an | Les trois |
Achats et entreprises extérieures | Qualification, autorisations des prestataires, permis de travail | Une fois par an | Les trois |
Expédition | Conformité des livraisons, chargement, transport | Une fois par an | Les trois |
Direction | Politique, objectifs, ressources, revue de direction | Une fois par an | Les trois |
Trois règles font la différence.
- Une équipe qui couvre les trois normes. Chaque auditeur interne n’a pas à les maîtriser toutes ; formez des binômes qui croisent les spécialités. Global ACI applique la même logique aux équipes de certification : l’équipe dans son ensemble doit être compétente pour chaque norme.
- Des constats rattachés. Chaque constat cite l’exigence et la ou les normes concernées. Un fût de solvant stocké sans rétention près d’un regard touche à la fois la préparation aux urgences environnementales et le risque chimique des opérateurs : un constat, deux normes, une action.
- L’indépendance. Personne n’audite son propre travail. Dans une PME où l’équipe est réduite, un audit interne externalisé apporte cette indépendance : voir audits et inspections.
Étape 6 : comment tester la fusion avant l’audit combiné ?
En faisant tourner le système fusionné au moins un cycle complet : tous les processus audités selon le nouveau programme, les actions suivies dans le registre unique, puis une revue de direction unique fondée sur les données des trois domaines. Un audit à blanc combiné vient ensuite simuler l’audit de l’organisme, sur les mêmes règles.
Le test le plus parlant se fait au poste. L’annexe 1 de Global ACI-TECH-3-008 demande à l’organisme de tenir compte de la capacité des personnes auditées à répondre à des questions qui portent sur plusieurs aspects. Demandez à un conducteur de ligne ce qu’il vérifie sur le produit, ce qu’il porte comme protection et où partent ses eaux de nettoyage : s’il répond sans hésiter aux trois, la fusion est vécue.
Checklist avant l’étape 1 de l’audit combiné :
Erreurs fréquentes à éviter : fusionner l’évaluation des risques professionnels et l’analyse environnementale dans une seule matrice ; garder trois codifications « pour ne pas perturber » ; confier tous les audits au seul responsable QSE ; présenter un manuel commun alors que les registres restent séparés.